Сезонността, 24-часовите очаквания за услугите и способността да се адаптират към постоянно променящата се среда прави организираните работни процеси от жизненоважно значение за ефективната хотелска дейност. Въпреки че работните дейности понякога ще текат в плавна последователност, по време на натоварените часове същите дейности могат да се припокриват. Това прави една ефективна комуникационна система важна част от правилата, маршрутите и ролите, които влизат в организиран работен процес в хотела.
Планирайте работния процес
Създайте вертикална диаграма на работния процес, която идентифицира всеки отдел или област и изобразява последователността от задачи, като използва текстови полета, свързва стрелки и числа, за да определи посоката на работния процес. За малък хотел те могат да включват клиенти, рецепция и отдел за домакинството. Например, диаграмата ще прекъсне резервацията на стая във всяка от нейните съставни стъпки: гост прави резервация, получава потвърждение и пристига на рецепцията, където служителите на рецепцията обработват регистрацията. Когато гостът се отпътува, рецепцията обработва касата и уведомява домакинството.
Анализирайте задачите
В работна среда в хотел има моменти, когато задачите и отговорностите трябва да се припокриват. Използвайки диаграмата на работния процес като отправна точка, анализирайте задачите, изпълнявани по време на всяка смяна, за да предвидите по-добре нуждите от персонал. Например служителите на рецепцията на трета смяна могат да се справят с леки задължения на домакините и допълнителни административни задачи като актуализиране на базата данни за резервации или отговаряне на имейли. Това може да елиминира необходимостта да се планира нощно домакинство и да се освободи времето за служители от първа и втора смяна.
Назначаване на служители
И двата плана на служителите и крайните срокове трябва да бъдат гъвкави. Например, ако обичайното ви време на настаняване е обяд, домакинството трябва да има чисти стаи и да са готови до този момент. Въпреки това, ще трябва да коригирате графиците или да наемате временни служители по време на натовареното време. Същото важи и за персонала на рецепцията. Ако обикновено планирате двама души през деня и един човек през нощта, може да се наложи да коригирате работните графици - понякога с малко предизвестие - за да осигурите покритие на припокриване по време на натовареното време.
Планиране на комуникациите
Един добър план за комуникация е жизненоважен за организиран работен процес в хотела. Прегледайте диаграмата на работния процес и идентифицирайте критичните точки за комуникация. Примерите включват срещи за промяна на смените, процедури на повикване, спешни случаи в домакинството и процедури за актуализиране на случайни покупки, които гостите правят по време на престоя си. Например служителите в домакинството трябва да информират рецепцията, когато гостът премахне предметите от хладилника в стаята. Включете процедури за съобщаване на промените в работния процес, за да се уверите, че нищо не се пренебрегва. Това може също да изисква закупуване на допълнително оборудване, като например двупосочни радиостанции или мобилни телефони за служители на повикване.
