Диаграма на работния процес визуално представя движението и прехвърлянето на ресурси, документи, данни и задачи през целия работен процес за даден продукт или услуга. Успешно изградена блок-схема ще представлява правилния работен процес бързо и ясно.
Подобряване на ефективността и избягване на тесните места
Много работни процеси могат да бъдат сложни и сложни, така че е важно да се представи визуално как се изпълняват задачите, за да се подобри разбирането и ефективността на служителите. Диаграмите на работния поток ясно посочват кой е отговорен за всеки етап, какви документи и ресурси са им необходими и колко време е необходимо на всеки етап. Познаването на ролята на служителите и нуждите от ресурси за производство позволява на ръководството лесно да дефинира слабости и да облекчи задръстванията. Тесните места са всички аспекти на работния процес, които възпрепятстват и забавят общото време на цикъла на процеса.
Увеличаване на отчетността и комуникацията
Визуалното представяне на целия процес на работния процес позволява на служителите да разберат по-добре не само техните отговорности, но и ролите на другите служители, което повишава отчетността. Създаването на успешна и точна диаграма на работния поток повишава знанията на работното място поради необходимите изследвания и компилиране на данни. Комуникацията също се подобрява, когато служителите имат по-добро разбиране за процеса на работния процес.
Използване на фигури за показване на активността
Диаграмите на работните процеси използват специфични форми, които съответстват на различни видове дейности. Овал показва къде започва и завършва работният процес. Правоъгълниците представляват дейност, задача или анализ на процеса. Диамантите означават процес на вземане на решения, който обикновено води до две възможни насоки на работния процес. Ако отговорът на дадено решение е "да", работният процес продължава по планирания маршрут, но ако отговорът е "не", може да се наложи работният процес да вземе друг път, за да реши проблема. Диаграма с много диамантени форми може да бъде по-трудно да се визуализира. Кръговете представляват конектори от една дейност в друга.
Прилагане на работни схеми
Въпреки че проектирането на диаграмата на работния процес може да бъде обширен и отнемащ много време процес, неговото прилагане може да бъде по-трудно. Мениджърите не могат просто да публикуват диаграма на работното място и да очакват служителите да я доставят без никакви указания. Повечето диаграми трябва да бъдат съчетани с теория за подобряване на работния процес, като постно производство, Six Sigma или общо управление на качеството. (Виж Референция 1)
Алтернативи на работните схеми
Някои фирми използват алтернативи на диаграми на работния процес, като процес, бизнес планиране и контрол на потока. Процес или процесна карта е много подобна концепция за работния поток и работните схеми. Работният процес е по-специфичен от работния процес, като се фокусира повече върху входящите и изходящите данни, отколкото върху прехвърлянето на данни, документи и отговорности на задачите. Бизнес планирането се фокусира повече върху дългосрочните цели, отколкото върху подобряването на текущия работен процес. Мениджърите, които се интересуват от контрола на потока, търсят по-специално контрол върху запасите.
