Офисът без хартия може да помогне на околната среда, но може да създаде главоболие на процеса, ако не се въведе адекватна работна система. Преместването на всичко в цифровото пространство изисква създаване на процедури за контрол на документите и работни процеси, които гарантират, че нищо не се губи при прехода. Когато физическите кутии се оттеглят в кутиите за история, виртуалните трябва да ги заменят.
Цифрови
В офис без хартия целта е да се премести всичко възможно онлайн. Отпечатаните документи се сканират и поставят на споделено място в компютърната ви система, където оторизираните потребители имат достъп до тях. В допълнение към екологичните ползи, добре управляваният безхартиен офис може да направи информацията по-лесна за намиране, отколкото в традиционните системи за картотекиране. Папките във виртуален архив съхраняват по-стари документи, така че те не затрупват често достъпни зони, но все още са достъпни, когато е необходимо.
Споделени календари
Преместването на графиците на служителите в споделен календар позволява на работодателите да управляват времето за почивка и други въпроси, които засягат работния график. Той също така позволява на колегите да проследяват срещи и други планирани събития. Екипите, които споделят работните календари, могат да следят кой е и кой е извън офиса и могат да структурират работния поток върху проекти с това предвид. Например възможността да се види, че ключовите заинтересовани страни се насочват към конференция в края на седмицата, може да мотивира някой да изготви по-бързо проекта на ключов документ или договор, за да могат тези заинтересовани страни да предложат своя принос преди съдържанието е завършено.
Управление на документи
Безхартиените офиси се нуждаят от система, която изисква как да се поддържат и съхраняват документите. Създайте конвенция за именуване на документи и структура на папките, за да направите документите лесни за намиране. Системите за управление на документи често позволяват както „проверка”, така и проследяване на промените. Това предпазва много хора да работят върху документ едновременно и позволява контрол на версиите. Упълномощаването на документите да се актуализират в споделеното местоположение намалява проблемите, които възникват, когато потребителите изтеглят файл, правят актуализации и ги изпращат по имейл и след това не успяват да запазят текущата официална версия.
Управление на проекти
Софтуерът за управление на проекти помага за проследяване на етапите и сроковете на проекта. Ще се нуждаете от система, която може да следи задачите и графиците на проекти и да позволява на служителите да посочват кога нещо е завършено. Уведомленията трябва да предупреждават някого, когато нова задача се нуждае от нейното внимание. Индивидите могат да проследяват своите собствени проекти, докато мениджърите могат да получат цялостен поглед върху това, което се прави в целия екип и да преразпределят ресурсите, когато е необходимо. Проектите трябва да бъдат цифрово архивирани, след като бъдат завършени, заедно с извлечените поуки, така че трансферът на знания може лесно да настъпи, когато подобен проект започне по-късно.
