С продължаващото развитие на технологиите, една от най-новите тенденции на 21-ви век е така нареченият безхартиен офис. Офисът без хартия всъщност не е напълно безхартиен, а по-скоро използва минимум хартия и преобразува възможно най-много документи в цифрова форма. Офисът без хартия има както предимства, така и недостатъци, като и двете трябва да бъдат разгледани от организация, която обмисля преход от обичайното водене на записи.
По-компактни и ефективни
Цифровите файлове изискват много по-малко физическо пространство от хартиените файлове и са много по-лесни за организиране. В допълнение, архивираните цифрови файлове са много по-лесни за достъп от архивираните хартиени файлове. Цифровите файлове могат да се споделят лесно между много потребители наведнъж и да бъдат достъпни от отдалечени места, повишавайки ефективността на работата.
Съзнателно за околната среда
По-малко хартиени файлове означава по-малко хартия, използвана за копия и за общо водене на записи. Този фактор прави офиса без хартия по-екологичен в повечето случаи. За онлайн списания и други публикации публикуването в цифров вид означава премахване на мастилата, които съдържат тежки метали, разтворители и други вещества, които са вредни за околната среда.
Проблеми със софтуера и хардуера
Офисът без хартия е толкова ефективен, колкото софтуерът и хардуерът, използвани за съхранение на записите, позволяват на работниците да бъдат. Софтуерните грешки и повреди в оборудването могат да причинят сериозни смущения в работата на безхартиен офис. Поддържането на софтуера и хардуера на безхартиен офис също е повод за загриженост; Служители или консултанти в областта на информационните технологии (ИТ) често са необходимост, както и техници, които редовно да обслужват хардуера.
Грешки при въвеждане на данни и криви на обучението
Както при всеки преход, преходът към безхартиен офис често включва крива на обучение, особено в офис среда, където служителите вече не са компютърно разбирани. Грешките при въвеждане на данни могат да бъдат скъпи и могат да доведат до големи проблеми. В допълнение, грешките при въвеждане и попълване на данни могат да доведат до неправилно категоризиране на записите, което затруднява или невъзможно да ги откриете на по-късна дата.
Проблеми със сигурността
Цифровите записи могат да бъдат уязвими за неоторизиран достъп, или чрез хакерство, или чрез слаба сигурност от страна на персонала. Особено при чувствителни правни и медицински данни, загубата на данни може да доведе до значителна отговорност за участващото дружество, особено в случай на небрежност. Изхвърлянето на дигитални записи представлява особена трудност, особено в общата мрежова среда. Простото изтриване на даден файл не изтрива напълно цифров запис, тъй като изхвърлянето на документ в кошчето не може да попречи на друг да извлече хартията по-късно.
