Вътрешната комуникация е процес, при който информацията се разпространява сред заинтересованите страни, чието благосъстояние зависи от успеха на компанията. Тези заинтересовани страни включват не само служители, но и търговци, инвеститори, независими изпълнители и бизнес партньорства. Вътрешната комуникация е главно за споделяне на факти на лице или група, пряко свързани с представянето на организацията.
Служител срещу вътрешна комуникация
Вътрешната комуникация често се използва взаимозаменяемо с отношенията между служителите или организационната комуникация. Въпреки това, комуникацията между служителите и организацията обикновено се фокусира върху предаването на ползи и ценности. Комуникацията на служителите - традиционно насочена от отдел „Човешки ресурси“ или мениджъри - е специално пригодена за служителите от отдела. Организационната комуникация се фокусира върху разработването на ефективни системи, създаване на положителна работна култура и насърчаване на колективното участие. Теориите за вътрешната комуникация се фокусират върху управлението на това кой получава информация, какво се споделя, как тази информация се предоставя на правилните хора, кога ще я получат и защо е необходима комуникация за вземане на по-добри решения.
Функция на вътрешната комуникация
Вътрешната комуникация е ориентирана към новините функция, фокусирана върху получаването на подходяща, навременна и точна информация до съответните заинтересовани страни. Практикуващият вътрешна комуникация се фокусира върху образованието, създаването на осведоменост и споделянето на знания за фирмените данни. Желаните резултати включват насърчаване на обратната връзка, засилване на конструктивния диалог и засилване на ролята на заинтересованите страни в дейности, проблеми и постижения. Вътрешният комуникационен мениджър интегрира информация чрез различни медии - бюлетини, видео, конферентни разговори, електронна поща и лични взаимодействия, само за да назовем само няколко. Тя може да работи в тясно сътрудничество със служителите и практикуващите организации, или дори да включва предимствата на тези роли.
Формални комуникационни теории
Формалните теории за вътрешната комуникация включват изследване на връзките надолу, надолу и хоризонталните комуникационни модели. В комуникацията отгоре надолу мениджърите споделят информация на подчинените чрез официални конференции, обучителни сесии или писмени документи. Вътрешната комуникация надолу или нагоре включва получаване на обратна връзка или предложения от служители или други заинтересовани страни. Компаниите и мениджърите, които насърчават комуникацията надолу, имат предимство, като получават ценни съвети - например, защо производственият метод е остарял, досаден за работника и струва на компанията милиони - което може да им помогне да вземат по-добри решения. Хоризонталните теории за комуникация предполагат, че организационните единици могат да бъдат интегрирани и по-добре подготвени, за да максимизират ресурсите между отделите. Хоризонталната комуникация насърчава открит поток от информация в рамките на работниците на едно и също ниво.
Неформални комуникационни теории
Неформалните мрежи или каналът на лозата могат да управляват вътрешната комуникация. Теориите за вътрешната комуникация показват, че изкривяването и влиянието се срещат по-често в неформални канали, отколкото формалните канали. Неформалните мрежи не следват правилата на йерархията по отношение на влиянието; например, мениджърът може да се доверява на обратна връзка от рецепционист, преди да попита друг мениджър за конкретна ситуация. Някои хора, независимо от тяхното звание, също могат да имат влияние върху другите в оформянето на мнение и споделянето на информация. Въпреки че тази информация може да бъде изкривена или неточна, неформалната комуникация може да насърчи контакт с партньори, което може да спести време и пари.
Влияние на вътрешната комуникация
Главните приоритети на вътрешната комуникация са да влияят положително върху участието на компанията и да се ангажират с по-добри решения. Мотивацията за вътрешна комуникация включва взаимна финансова полза за компанията и заинтересованите страни. Управлението на информацията за конкретни групи, които са взаимно зависими от успеха на компанията, е важен фактор във вътрешната комуникационна теория. Например строителна фирма, наета за изграждане на проект, се състои от независими изпълнители, а не пряко наети служители на фирмата, която е поръчала проекта, но основното им участие е да подпомогнат изграждането и развитието на компанията. Инженерната фирма, която иска да постигне тази цел - и да бъде наета за бъдещи проекти - ще работи с компанията за проектиране на впечатляваща, естетична сграда, която говори за мисията на компанията. Разбирането на вътрешните комуникационни теории може да помогне на мениджърите да вземат по-добри решения и да насърчат свободния поток на продуктивна комуникация.
