Ако някога сте търсили служител и най-накрая открили - след като попитали трима различни хора - че е на почивка или на обяд, лист за вписване в работа би могъл да спести много време. Листовете за влизане в работа могат да бъдат полезни за наблюдение на пристиганията и изходите на служителите, както и за неформален метод за проследяване на времето на служителите за изчисляване на заплатите. В допълнение, можете да използвате листове за работа, за да определите какви проекти работят служителите в момента.
Определете целта на листа за влизане в работа. Определете член на персонала за човешки ресурси, за да поддържате точността, пълнотата и съхранението на листа за вписване на работа. Някои регистрационни листове са предназначени за отчитане на времето, което се използва за изчисляване на заплатите, затова е важно да ги запазите като официални документи, както и други трудови досиета. Други листове за влизане са полезни за посочване на служителите, които са на работа и в помещенията, и които са извън офиса или на почивка. Ако използвате листове за влизане в допълнение към официалните записи за времето, не е толкова важно да се съхраняват листите за регистрация като част от официалните отчети за работната заплата и заетостта на фирмата ви.
Получаване на преброяване на служителите и сортиране на служителите по ранг или длъжност, отдел и длъжност. Въз основа на това, което възнамерявате да постигнете чрез проследяване на влизането на служители, може да искате да пресечете мениджъри и ръководители от високо ниво от списъка. Ако списъкът е за посещаемост или за да се определи кога някои служители са в или извън офиса, оставете списъка с имената на всички служители. Ако целта ви е да делегирате работни задачи, определете дали служителите трябва да са запознати с работните задачи за мениджъри и ръководители и да преразгледат съответно списъка си.
Сортирайте служителите по смяна или работен график. Например, създайте три отделни списъка или листа за влизане, ако вашата компания е 24-часова операция. Имената на служителите трябва да се сортират по дни, вечери и нощни смени.
Посочете имената на служителите, първо по отдел и след това по азбучен ред, по вертикалната ос на електронната си таблица. Например, в лявата граница на вертикалната ос, посочете „Човешки ресурси“ и имената на служителите на човешките ресурси под името на отдела.
Въведете заглавията в колоните по хоризонталната ос на електронната таблица. Ако не включите имената на отделите на вертикалната ос, създайте колона вдясно от името на всеки служител, за да изброите отдела, в който работникът работи. Продължете със заглавията на колоните като „Идентификационен номер на служителя“ и колона за „ За да следите ежедневните часове, въведете "Time in" и "Time out", последвани от две еднакви колони за "Time in" и "Time out", за да запишете времето за обяд. Помислете за друга колона вдясно на електронната таблица за бележки или допълнителна информация, като например проектни или работни задачи.
Поставете листите за влизане на работа на видно място на входа на служителя и ги подменете ежедневно или при необходимост.
Внимание
Ако идентификационните ви номера на служителите са същите като номерата на социалното осигуряване, запазете поверителността на информацията за служителите и не включвайте тази графа в електронната си таблица. Използвайте независимата си преценка в решението си да включите други форми на идентификационни номера на служителите.
