Малките предприятия и фрийлансерите с добри продажби могат да бъдат печеливши на хартия, но се борят да плащат сметките си заради лошия паричен поток. Изпращането на навременни и лесни за разбиране фактури за продуктите, които продавате, или услугите, които предоставяте, могат да ви помогнат да избегнете недостига на пари. Използвайки стандартната информация, намерена на повечето фактури, можете да създадете своя собствена система, която ви помага да събирате вземанията си по-рано, отколкото късно.
Избройте информацията за фактурата
Решете какво искате да поставите във фактурата. Общата информация за фактурата включва следното:
- Име и адрес на фирмата ви
- Дата на сделката
- Описание на транзакцията
- Единична цена на продадения продукт
- Брой продадени единици
- Обща цена на поръчката
- Данък върху продажбите
- Име и адрес на клиента
- Номер на поръчка за доставка (ако се използва от клиента)
- Контакт с клиента
- Условия за плащане
- Оферта за отстъпка
- Начини на плащане
Описание на елементите
Вашето описание на транзакцията описва какво е поръчал клиентът във формата на изречение или фраза. Цената за единица е цената за един продукт, който продавате. Вашите условия за плащане описват кога парите са дължими на вас, както и всякакви наказания за забавено плащане. Опциите за плащане включват инструкции за това как клиентът може да ви плати, като например чек, платен на името на вашата фирма, имейл адрес в PayPal или известие, че приемате плащания с кредитни карти по телефона. Ако искате пълно плащане в рамките на определен брой дни, например 30 дни, включете фразата „Нето 30 дни“. Ако искате да предложите отстъпка за ранно плащане, включете нещо подобно, „3% отстъпка за плащане в рамките на 10 фирми. дни от тази фактура."
Генерирайте номер на фактура
Когато се обаждате на хора, които ви дължат пари, особено на по-големи клиенти и на такива, които извършват бизнес с вас, те често ще ви питат за номера на фактурата, за който се обаждате. Ако получите обаждане за фактура от клиент, може да успеете да намерите документа по-бързо, ако фактурите ви са номерирани.
Най-лесният начин да създадете система за номериране на фактурите си е да започнете всеки номер на фактурата с датата и след това да включите цифра, съответстваща на броя фактури, които пишете в този ден. Например, ако ще пишете само една фактура на 25 април 2015 г., номерът на фактурата ви ще бъде 42520151. Ако в същия ден напишете втора фактура, номерът на фактурата ще бъде 42520152. Тази система ви помага да предотвратите случайното използване на същата номер на две различни фактури. Можете да използвате буква, вместо цифра, за да следвате датата и / или да използвате тире, за да разделите датата от последното число или буква. Например, можете да използвате 4252015-1 или 4252015-A за първата фактура, която пишете на 25 април 2015 г.
Създайте фактурата
След като знаете каква информация искате да включите във фактурата си и имате номер на фактура, създайте документа си. Поставете името на вашата фирма и информацията за контакт най-отгоре, следвани от информацията за клиента. Може да е най-лесно да се изброят информацията, използвайки заглавията, последвани от двоеточие, след това информацията. Например доставчикът може да създаде фактура за тарталети с тази информация:
Фактура #: 4252015-1 Продуктът е поръчан: Cupcakes Единична цена: $ 2.50 Общо единици: 144 Обща цена: $ 360 Данък (при 7%): $ 25.20 Общо дължима сума: $ 385.20
