Ако имате притеснение на потребител за продукт или услуга, които не отговарят на вашите очаквания, един от най-добрите начини да се уверите, че имате притеснения, е да напишете жалба. Въпреки че може да е трудно да се определи най-добрият начин за започване на жалба, има няколко различни стратегии, които можете да предприемете.
Адресиране на писмото
Адресирането на писмото ви за оплакване до конкретно лице ще намали вероятността писмото ви да бъде пренебрегнато или "да попадне в пукнатините". Започнете писмото си, като го изпратите на конкретното лице, което има право да отговори на жалбата ви. Не забравяйте да включите заглавието на това лице. Обикновено уебсайтът на компанията ще има информация за това кой или къде да насочва жалбите на клиентите. Преди да напишете писмото си направете проучване, за да се уверите, че го изпращате на съответното лице.
Отиди до точката
Започнете с кратко заглавие, което споменава въпроса, който се опитвате да разрешите, преди първия си параграф, с възможно най-много подробности. Например, ако жалбата ви е за полет на авиокомпания, включете датата на пътуването, маршрута и номера на полета. След заглавието на първия параграф трябва да се обобщи жалбата. В първото изречение на първия параграф бързо се запознайте с въпроса и очертайте конкретните оплаквания, свързани с стоките или услугите на компанията. Включете колкото се може повече подробности, докато оставате кратки и уважителни.
Започнете с Положително
Друг метод за започване на жалба е като използвате първия си параграф, за да кажете нещо положително за продуктите или услугите на компанията, преди да влезете в жалбата си. Този подход поставя читателя в по-малко състезателна позиция, което може да го накара да бъде по-склонен да работи с вас, за да адресира жалбата ви. Започнете първото си изречение с благоприятен опит, който сте имали с компанията в миналото, като подчертавате някои от положителните качества на компанията и след това очертавате характера на жалбата си във второто изречение или параграф.
Общи съвети
USA.gov предлага съвети за това как да напишете ефективно писмо за жалби, като отбелязвате, че често писмо, изпратено на хартия, е най-ефективният начин да се свържете с фирма. Също така вероятно ще получите по-добри резултати, ако използвате директен, неконфронтационен тон; гневно, заплашително или саркастично писмо може да е по-малко ефективно от писмо, което е спокойно и рационално. Освен това трябва ясно да посочите точно как искате да бъде решен проблемът. Накрая документирайте всяка стъпка, която сте предприели и всяка буква, която пишете, и запазете копия.
