Федералният трудов закон изисква работодателите да водят точна документация за работното време на служителя. Наличието на служители да следи часовете си с карта за време, независимо дали с помощта на часовник или ръчно написан документ, изисква работодателят да спазва определени правила, описани в Закона за справедливите трудови стандарти (FLSA).
Водене на отчетност
Информацията, която се записва на карта на служителя, се разглежда като официален документ. Точната информация, която трябва да се съхранява в протокола, не е изрично изложена, но американското министерство на труда предлага да се включи изчерпателно изброяване на пълната дата на дните, които са работили във времето и изтичането на времето, заедно с общия брой отработени часове. Времевите карти за всеки служител трябва да се съхраняват в архива най-малко две години. Министерството на труда изисква работодателите да съхраняват архивите за проверка. Съхранявайте записите в лесно достъпно място, тъй като може да бъдете помолени да предоставите допълнителна информация въз основа на данните, изброени във всяка карта с време. Съхранявайте документацията на служителя за две години, дори ако това лице вече не е нает от вас.
извънредно
Точното водене на записи на отработените часове чрез използване на карта за време е от съществено значение за определяне дали вашите служители се дължат на заплащане за извънреден труд. Работниците имат право на допълнително заплащане за всички часове, отчетени във времева карта, надвишаваща 40 за дадена работна седмица. FLSA описва работна седмица като седем последователни 24-часови дни, които могат да започнат всеки ден от седмицата, която сте избрали, или общо 168 непрекъснати часа. Служителят трябва да бъде заплатен най-малко със ставка от 1 1/2 пъти, независимо от нормалната им почасова ставка за всеки час извънреден труд. Някои работници са освободени от правила за извънреден труд, като например някои видове търговци, изпълнителни и професионални служители, селскостопански работници и други. Вижте връзката, предоставена в раздела за ресурси по-долу за допълнителна информация относно освобождаването на служителите.
Писмена политика
Разработване на стандарти, които очакват вашите служители да спазват, когато става въпрос за записване на часовете, в които работят, като точното начално и крайно време, количество часове, които трябва да работят всеки ден, и колко време се дава за почивки. Уверете се, че всеки работник знае, че фалшиво записване на часовете, които са работили, или умишлено пробиване на карта на времето на колега, е забранено. Посочете какви дисциплинарни действия ще предприемете, ако тези процедури не се спазват, включително и до евентуално прекратяване. В случай, че работникът ви предизвика легално за времето, през което са били платени, ако имате указания, които обясняват процедурата ви за документиране на отработеното време, това ще помогне да се помогне на вашата страна.
