Бизнес докладите често се поставят в трайна пластмасова връзка или се свързват с помощта на спирала или гребена, за да се гарантира, че те ще държат до много читатели. Форматът на отчета, който бизнесмените използват за обвързани отчети, се нарича „формат на ръкописа“. Докладът в ръкописен формат съдържа няколко раздела: заглавна страница, писмо за предаване, съдържание, резюме, въведение, фон на проблема или ситуация, дискусия, решение, заключение, цитирано произведение и приложения.
Започнете отчета, като създадете заглавна страница. Заглавната страница може да бъде форматирана по няколко различни начина, но трябва да съдържа заглавието на доклада, името на автора, името на получателя и датата.
Създайте писмото за предаване. Въпреки че докладът може да има множество получатели, писмото за предаване е адресирано до ръководителя на комисията или до най-високопоставения човек. Писмото за предаване въвежда заданието и обхваща основните точки. Това действа като предварителна справка за получателя на доклада.
Напишете тялото на доклада, започвайки с въвеждането. Въведението описва целта на доклада, проблема, който обсъждате, и обхвата на проблема. Например, ако темата на доклада е липсата на паркинг на работното ви място, бихте описали проблема с паркирането, причината, поради която вашата компания трябва да реши проблема и кои паркинги обсъждате.
Създайте секция, наречена фон и цел, която ще обсъжда всякаква важна информация. Получателят на доклада може вече да е запознат с тази информация, но като включи това ще даде на останалата част от комисията подробен преглед, както и ще покаже знанията си по темата. За примера за паркиране можете да обсъдите факта, че лотовете са адекватни, когато сте започнали, но след сливането на компанията през 2004 г. новите служители са имали проблеми при намирането на паркинг.
Напишете раздел, в който се обсъждат различните решения на проблема. Ръководството ще иска да бъде информиран за всички възможни решения или всички възможни причини в случай на аналитичен доклад. Покрийте всяко решение или причина подробно и представете доказателства за всяко от тях.
Опишете най-доброто решение или най-вероятната причина. Ако се застъпвате за решение, осигурете бюджет и времева рамка за решението, така че ръководството да има ясна представа за всички пари и работа, свързани с прилагането на решението. Ако описвате най-вероятната причина, обяснете какво може да отнеме, за да се справите с причината.
Напишете заключение, което обобщава доклада и повтаря необходимостта от прилагане на най-доброто решение или справяне с най-вероятната причина. Предоставете информация за действието, като съответните дати за заседание, за да гласувате за решението или друга информация за срещата.
Създайте секция, цитирана за произведения, която изброява всичките ви източници. Това ще позволи на ръководството да прочете повече за проблема или да провери фактите ви.
Поставете всички приложения, като копие от изследване или подробна схематична схема, в края на доклада.
Създайте резюме след съставянето на доклада. След това поставете резюмето непосредствено зад съдържанието в доклада. Резюмето трябва да бъде приблизително 1/10 от дължината на доклада и трябва да представлява цялостен преглед на целия доклад. Целта на резюмето е да предостави цялостно обобщение на целия доклад на комисията.
Напишете съдържанието последно, но го поставете зад писмото за предаване. Когато приключите с текста на отчета, въведете всички основни заглавия и подзаглавия и ги поставете в съдържанието, заедно с номера на страницата им.
Обвържете доклада. Ако докладът ви ще бъде прочетен само веднъж или два пъти, прозрачното пластмасово покритие с плъзгащо се свързващо вещество ще изглежда професионално и ще бъде достатъчно трайно за няколко вида употреба. Ако докладът ви трябва да бъде по-траен, отнесете го в магазин за копиране и поискайте да го обвържете. Магазинът за копиране може да постави висококачествен пластмасов капак върху отчета и да вмъкне обвързваща върху него. Гребенното свързващо вещество е подходящ, евтин вариант, но спираловидното свързване ще бъде най-издръжливият и привлекателен избор само за няколко долара повече.
