Искането за плащане по фактура с просрочие изисква подход, който балансира асертивността и професионализма. Съхранявайте подробни записи, за да направите процеса по-лесен, и следете фактурите по брой и дата на услугата. Определете условията за плащане във всяка фактура, за да можете да направите справка за фирмената си политика, когато правите събиране и последващи справки.
Приятелски телефонен разговор
Направете телефонен разговор, за да поискате плащане на късна фактура. Това може да бъде особено ефективно, ако имате позната връзка с клиента и приемете, че забавата за плащане е пропуск. Например: „Здравей Стан, това е Джейн Смит с ABC Company. Искам да се уверя, че сте получили фактурата, която ви изпратихме за пратката от миналия месец. Беше датирана на 15 януари 2015 г. Тя е с изтекъл срок от 10 дни, така че се чудя дали не е поставена? Мога да ти изпратя копие точно сега, ако искаш."
Официален телефонен разговор
Ако се опитвате да получите фактура, платена чрез счетоводен отдел на голяма компания или от непознат индивидуален клиент, подходящ е по-официален тон. Идентифицирайте се, бъдете конкретни за характера на обаждането и направете заявката си. - Това е Джейн Смит с компания ABC. Обаждам се във връзка с фактура # 1234, изпратена до вас по пощата на 15 януари 2015 г. Фактурата понастоящем не се заплаща и призовавам днес да попитам какви начини на плащане искате да направите."
Писмена молба
Подобно на официални и неформални телефонни разговори, начинът, по който правите писмено искане за плащане, зависи от естеството на вашите бизнес отношения. Неофициалният имейл до редовен клиент може да бъде прост, като например: „Просто се регистрирате във вашата неизплатена фактура от миналия месец. Прилагам друго копие в случай, че се нуждаете от него. ”Тя може да бъде и формална и твърда, отбелязвайки характера на престъпността и последствията от продължаващото неплащане. "Ако тази сметка остане неплатена за повече от 30 дни от датата на фактурата, ще бъдете обект на такса за закъснение от 10% и бъдещи усилия за събиране."
Направете плащане лесно
Когато правите заявката си за плащане, дайте на потребителя няколко опции за ускоряване на транзакцията. Например, предлагайте да приемете плащане чрез кредитна карта по телефона, парични средства или парични преводи по пощата или чрез електронно плащане чрез онлайн банкиране или e-pay. Поискайте незабавно плащане, за да избегнете допълнителни забавяния. Ако клиентът не може да плати, поискайте частично плащане или споразумение за плащане в предварително определена бъдеща дата. Поставете всички споразумения в писмена форма.
Вземете правни действия
Вашето искане за плащане може да носи по-голяма тежест, ако имате адвокат, който я изготвя. Това може да бъде възнаграждение, когато сумата на неизплатената фактура е значителна или е закъсняла с повече от 90 дни. Можете също да помислите за съд за малки искове или да наемете агенция за събиране, за да подпомогнете усилията ви. Не позволявайте на неплатени сметки да се задържат в продължение на месеци. Колкото по-дълго фактурата остава неплатена, толкова по-голяма е вероятността изобщо да не виждате плащането.
