Писането на фактура за отработените часове или за конкретна услуга, предоставена на друг бизнес или физическо лице, изисква малко по-различен подход от този, използван за продажба на материален продукт. Вместо да събирате установена цена на дребно или на едро, плащате или за отработени часове по договорена цена, или за конкретна услуга, извършена за договорена цена. Фактурирането за предоставените услуги изисква внимание към детайлите.
Общувайте с клиентите си, когато и как ще ги фактурирате за работата си. Ако фактурирате част предварително, преди да започнете проект, трябва да информирате клиентите си. Ако фактурирате незавършено производство, вместо да чакате завършването на договора, уверете се, че вашият клиент е съгласен. Много малки предприятия фактурират по електронен път. Нека вашите клиенти знаят, че ще получават фактури, изпратени по електронна поща, само за да не ги изтрият случайно.
Поддържайте добри записи. Съставете записи на дати и отработени часове и естеството на предоставените услуги. Прегледайте вашето споразумение за проект или договор за услуга, за да освежите паметта си за конкретните условия. Проверете името и адреса. Включете референтния номер на клиента за таксуване, ако има такъв.Включете собствения си референтен номер на файла, ако е приложимо.
Използвайте прост формат. Това прави процеса на фактуриране по-ефективен. Можете също да използвате софтуерна програма, за да стандартизирате формата на фактурата. Вашата фактура трябва да включва полета за референтни номера на фактури, дата на фактуриране, търговско наименование и адрес и име на договорния служител, на когото се изпраща фактурата. Оставете достатъчно място, за да изброите услугите, предоставени заедно с приложимите кодове на проекти или продукти.
Посочете сумата на фактурата. Часовете могат да бъдат действителните часове на обслужване, които сте предоставили на договорена почасова ставка, или конкретните услуги, които сте предоставили за сумата на фактурата. Например, ако изграждате веранда, може да сте изготвили плана, да изберете дървения материал и да поставите основата на рамката по време на един отчетен период. Можете да изброите дейностите и да посочите еднократна сума на фактурата. Или можете да посочите всяка дейност поотделно, да посочите отработените часове за всеки, а след това да изчислите сумата на фактурата, като умножите отработените часове и почасовата ставка.
Включете подкрепящи документи, когато е уместно. Например, ако трябваше да използвате куриерски услуги или дублиращи услуги, за да изпълните задачите, прикачете копия на разписките.
