Собствениците на предприятия трябва да получат заплащане, за да останат в бизнеса, но различни видове фирми изискват плащания по различни начини. Закриването на продажба често се извършва лично или по телефона. Доставчиците на услуги обикновено изпращат фактури по пощата или по имейл. Независимо от средата, искането за плащане учтиво подобрява продажбите и повишава удовлетвореността на клиентите.
Процесът на продажбите се затваря по телефона или лично
Търговските представители обикновено продават лично или по телефона. Някои сделки за продажба отнемат повече време от други. Например, продажба на животозастраховане изисква повече обяснения, отколкото закупуване на чифт обувки.
Да бъдеш учтив започва в началото, като приветстваш клиентите и им благодариш за времето, което им е отпуснало. Използвайте активни техники за слушане и отговаряйте на въпроси в лесен за разбиране език. Ако целият процес е любезен, искането за плащане ще бъде естествено. Например, "Желаете ли да платите с пари в брой или с кредитна карта?" е обичаен начин да поискате плащане. Това дава възможност на купувача и не е силен. Питайки: "Как бихте искали да платите?" Това е друг директен начин да поискате пари, но все още се смята за любезен, стига да се прави в приятелски тон.
Винаги приключвайте, като благодарите на клиентите си за техния бизнес и след това попитайте: "Има ли нещо друго, което мога да направя за вас?" Това предполага, че подпомагането на клиентите е важно за вас.
Писмени искания за плащане
Много компании фактурират клиенти, след като стоките са предоставени или работата е извършена, след което изчакват очакваното плащане, наречено вземания. Предприятията са изправени пред загуба на 20 до 50 процента от вземанията към агенции за събиране на вземания, ако клиентът не плаща навреме, така че молбата за плащане учтиво помага да се избегне това.
Тонът е много важен, когато искаш пари както в имейли, така и в традиционни бизнес писма. Имайте предвид, че читателите не винаги тълкуват думите ви по предназначение. Любезната кореспонденция благодари на клиента за техния бизнес и използва встъпителни фрази като "Надявам се, че всичко е наред". С фактури с просрочени плащания исканията за плащане стават по-силни и по-малко приятелски настроени, но все пак могат да бъдат учтиви.
Първоначални искания: Първоначално писмо потвърждава, че фактурата е получена и пита дали има някакви въпроси. Това се изпраща около седмица, преди плащанията да не бъдат просрочени. Дръжте го кратка и информативна, напомняйки на клиента, че плащането се дължи и че очаквате с нетърпение да ги обслужвате в бъдеще.
На датата на падежа се изпраща второ писмо. Поставянето на искането като "напомняне, че номерът на фактурата е дължимо" предполага, че неплащането е пропуск или това плащане може да се пресече по пощата. Посочете информацията за фактурата и датата на падежа с опции за плащане. Изразявайте наличността си и предлагайте да отговорите на всички потенциални въпроси.
Минали искания: Минали писма се изпращат от една седмица до 90 дни след датата на падежа. Запазете заявките за учтивост на плащане, като посочите фактурата и имайте предвид, че плащането не е получено към датата на кореспонденция. Искане клиентите да преглеждат собствените си записи. Този подход премахва конфронтацията, като дава на клиента възможност за извинение като: "О, мислех, че моят счетоводител вече го е изпратил." Затваряйте писма с „Благодаря“ или „Поздрави“, за да запазите учтив и приятелски тон. Включете копие на фактурата с всяка буква.
Следващите писма стават по-строги, защото клиентът все още не е разгледал въпроса. Тези писма все още използват много от техниките на по-ранни писма, но писмата преди събирането трябва да отбелязват, че ще бъдат предприети допълнителни действия, ако плащането не бъде получено.
