Един от най-разочароващите аспекти на управлението на бизнес се занимава с лоши проверки. Справянето с връщаните чекове може да бъде сложно дело. Най-често срещаният проблем, с който се сблъскват собствениците и мениджърите на бизнеса, е как да разгърне темата с клиента, особено ако той е редовен. Може би най-често срещаният и учтив начин за събиране на средства е добре написано писмо относно дълга.
Напишете писмото на вашата канцелария. Не бъркайте въпроса, като поискате плащане на личните си канцеларски материали.
Използвайте подходящия поздрав за вашия клиент, две места под обратния адрес. Използвайте термина „Уважаеми” плюс последното име като „Уважаеми г-н Джоунс” или „Уважаема г-жо Смит”. Можете да използвате общите „Здравейте” или „Поздравления”, но по-добър е личният адрес. Избягвайте да използвате първо име или неофициално поздравление, като „Здравей“.
Започнете писмото, като обърнете внимание на дълга по начин, който не заплашва. Пример за това ще бъде: „Пишем ви, за да ви уведомим, че личен чек, който ни издадохте, е бил върнат на нас без заплащане от банката.” Продължете по начин, който дава на получателя ползата от съмнението: „Сигурни сме това представлява нищо повече от пропуск от ваша страна и че бързо ще коригирате грешката."
Дайте всички подробности относно лошата проверка, като например името на банката, номера на чека и датата, както и сумата. Също така направете справка с номера на сметката на клиента с фирмата си и документирайте салдото по тази сметка.
Ако имате такъв, направете справка с политиката си за такса за връщане. Например, ако имате писмена политика, уточняваща такса от 20 долара за всички върнати чекове, бихте ги цитирали и поискали заедно с размера на чека. Винаги предоставяйте на клиента сумата на пълния дълг, като например „Моля, върнете $ 150.00 за върнатия си чек, плюс върнатите такси от $ 20 за общо $ 170.00.“
Инструктирайте клиента как може да ви преведе средствата. Например, можете да поискате да донесе пари в брой до мястото на вашата дейност или да изпратите по пощата паричен превод или заверен чек на фирмения си адрес. Също така посочете дали можете да приемате кредитни или дебитни карти по телефона или лично.
Посочете условията за плащане: „Моля, изпратете плащането в рамките на 15 дни“. Затворете с покана за получателя да Ви се обади с въпроси.
Подпишете и копирайте адвоката си. Добавете „esquire“ към фамилията на адвоката, така че получателят да знае, че правният специалист следи ситуацията. Вие не искате да заплашвате правни действия в първото писмо. Уреждането на дълга по приятелски начин е предпочитаният избор. Копирането на вашия адвокат тънко предупреждава получателя, че можете да отведете получателя в съда, ако проблемът не е разрешен.
Съвети
-
Ако не получите известие от длъжника си в рамките на 10 работни дни, продължете с друго писмо, в което се подчертава необходимостта ви да го чуете в рамките на една седмица. Ако не получите отговор или длъжникът откаже да плати, прехвърлете въпроса на своя адвокат.
