Процедурите за вътрешен контрол се използват за предотвратяване на измами и са жизненоважни за всяка добре управлявана организация. Такива системи разделят задълженията между служителите в организацията. Важно е да имате наръчници за процедурите за вътрешен контрол. Служителите ги използват като референции, когато става въпрос за процедури или задължения. Информацията, съдържаща се в ръководствата за процедурите за вътрешен контрол, е различна в различните компании, но процедурата за писане е една и съща.
Напишете преглед и съдържание. Прегледът описва накратко фискалната отговорност, която включва концепциите и компонентите на вътрешния контрол. Съдържанието започва със Сегрегация на задълженията. Съдържанието, което обикновено следва, са: рецензии, съгласувания, одобрения, активи, разплащания, човешки ресурси, покупки и контакти.
Попълнете раздела за разделяне на задълженията. Очертайте подробности относно разделението на задълженията за неща като служители, които получават и осчетоводяват плащания, за разлика от внасянето на плащания. Друго важно разделение е, че ако един служител е получател, друг служител прави проверката.
Определете процедурите за следващите два раздела, Отзиви и Съгласувания. Прегледите са процедури, създадени за редовно извършване на бюджетни разследвания, транзакции за проверка на място и разследване на необичайна дейност. Разделът за съгласуване съдържа процедури, като например сравняване на набори от данни, за да се осигури точност, разглеждане на различията и предприемане на действия. Това включва и конкретно посочване, че служителят, който сключва сделки, не съгласува нито една от банковите сметки.
Попълнете секциите Одобрения, Активи и Разпределения. В частта за одобрение се посочва кои служители имат правомощия за одобряване на транзакции. Органът се дава само на отговорни служители с подробни познания за компанията. В раздела Активи са изброени всички видове активи в организацията. Под всяка категория активи се очертават специфични процедури, описващи как се обработват и контролират активите. Разделът "Разпределения" описва политиките и процедурите на компанията за разпределяне на пари, включително проверки на заплатите.
Попълнете ръководството, като завършите последните три раздела: Човешки ресурси, Закупуване и контакти. Разделът Човешки ресурси (HR) разяснява инструкциите за служителите по човешките ресурси за това как се обработва информацията за служителите. Разделът Закупуване обяснява процедурите за закупуване на компанията. И накрая, разделът Контакти съдържа списък на хората в компанията, с които служителите могат да се свържат, когато възникнат въпроси или проблеми.
