От време на време може да се наложи работниците да обновят своите спомени за това как да изпълняват определени задачи. Също така, новите служители в организацията ще искат да научат въжетата възможно най-бързо, без да се налага да прекъсват надзорниците или колегите си с безброй въпроси. Ръководството за офис процедури изпълнява и двете от тези цели, като предоставя писмени протоколи и очаквания за изпълнение, които впоследствие могат да бъдат посочени в оценките на служителите и документацията за дисциплинарни действия.
Определете целта и обхвата на офис ръководството, което искате да развиете. Съдържанието на офис ръководства по принцип се разделя на две категории: (1) как да се взаимодействат с хората и (2) как да се изпълняват специфични задачи, включително експлоатацията на оборудване, необходимо за създаване, управление и доставка на стоки и услуги. Ръководствата на офиса често включват и организационни диаграми, директории за ресурси и образци. Сложността на офис ръководството се основава на това кои ще бъдат целевите потребители. Ако например съдържанието е свързано с отношенията с клиентите и как да се обработват жалби, няма смисъл да се включват глави за това как работи мотокар или как да се борави с опасни материали.
Вземете решение за формата на презентацията, която най-добре отговаря на нуждите на вашата компания. Докато ръководствата за офиса обикновено се възприемат като насоки, отпечатани на хартия и поставени в папки с три пръстена с разделители на разделители, технологията е отворила вратата за по-вълнуващи - както и по-икономични - методи за предоставяне на информация. Обмислете например дали ръководството за онлайн процедури би улеснило и ускорило достъпа на служителите до информация чрез въвеждане на ключови думи. Електронен формат може също така да улесни процеса на актуализиране и преразглеждане на съдържанието, както и включване на демонстрации на аудио съдържание и видео за подобряване на обучението.
Направете списък на всички теми на главите, на които искате да се обърнете към ръководството. Ако, например, решите да напишете насоки за това как да управлявате различни офис оборудване, бихте идентифицирали отделни секции за компютри, факс машини, телефонни системи, микрофишове, фотокопиращи машини, системи за запис, пощенски и сглобяващи устройства. Решете дали ще напишете цялото съдържание сами или ще зададете първия проект на всеки раздел на хора, които са добре запознати с предмета.
Организирайте процедурни стъпки от най-простите понятия до тези, които са по-сложни. Помислете дали включването на снимки, чертежи, таблици или други графики ще допълни разбирането на потребителя за материала. Дайте речник на съкращенията и специфичната за задачите терминология. Където е практично, дайте примери за това как да попълните заявките за заявки, исканията за пътни разходи, исканията за почивка, листите за време, разписките с клиенти и други форми, използвани от компанията.
Създайте времева рамка за попълване на всеки раздел от новото ръководство. Ако е необходимо, насрочете блок от време всеки ден за изследване, писане, преглед и сглобяване на съдържание.
Преди разпространението ви да прегледате съдържанието на персонала на човешките ресурси и юридическия персонал, за да се уверите, че неговият език е ясен, изчистен и в съответствие с държавните и федералните мандати и разпоредби. Осигурете на всеки получател на ръководството лист за подписване, в който се посочва тяхното съгласие да четат материала и да спазват неговите директиви.
Съвети
-
Ръководството трябва винаги да се разглежда като текущо и по този начин да се преразглежда постоянно, за да се гарантира, че съдържанието е точно отражение на процедурите, които се следват, и на оборудването, което се използва за изпълнение на тези задачи.
