Всички сме работили в хаотични офиси - вестници и други материали са натрупани в купчини, персоналът е разочарован и не е сигурен в отговорностите си, а управлението не е доволно от това, което персоналът извършва. Как може да накараш офиса да работи гладко? Наличието на ясни процедури за персонала, които да следват, ще помогне на всички останали да попаднат на мястото си - ще имате по-чист офис, по-щастлив и по-продуктивен персонал и по-добри мениджъри за нула време.
Елементи, от които се нуждаете
-
компютър
-
хартия
-
Тетрадка
Създаване на протокол
Проучете областите на организацията, които са неясни, като напишете персонал за проучване и проучване. Попитайте служителите какво са неясни за тях, независимо дали са тяхната роля и отговорности, на кого докладват или как да изпълняват правилно определени процедури.
Създайте наръчник на служителите на базата на това, от което се нуждаят служителите. Включете също стандартни фирмени правила, включително информация за офисната среда. Служителите трябва да знаят, че документите трябва да се подават своевременно, да изправят бюрата си преди да напуснат работата си и да си свършат работата, за да създадат чисто работно пространство.
Създаване на стандартни оперативни процедури или СОП. СОП са писмени инструкции, които определят кой, какво, къде, защо и как на всяка задача. Създайте СОП за всяка задача, която искате служителите да следват. Включете обобщен параграф за процеса, инструкции стъпка по стъпка как да го направите и списък на ресурсите, ако се нуждаят от повече информация. Включете дата в бъдеще, от 6 до 12 месеца, когато тази СОП ще бъде прегледана и актуализирана. Също така включвайте името и данните за контакт на лицето в организацията, което е отговорно за тази процедура - по този начин персоналът знае кого да се свърже за повече информация. Поставете всички СОП в тетрадка и го направете достъпна за всички служители, така че те да търсят процедура, ако трябва да проверят нещо. Напишете нови СОП за възникнали нови процедури и ги добавете към книгата.
Обучение на персонала и организиране
Дайте наръчника на служителите на всички настоящи служители веднага щом бъде завършен и на нови служители, когато бъдат наети. Служителите могат да подобрят начина, по който се управлява офиса, ако знаят какво се очаква от тях.
Да обучава служителите на всички СОП, които се отнасят за тях. Дали персоналът на персонала, който е отговорен за процедурата, да обучава друг персонал един по един или в група. Обучение на персонала по всички процедури след тяхното разработване, така че персоналът да е наясно какво се очаква от тях при тази процедура.
Ден за почистване на всички служители, за да организирате офиса. Това не трябва да се прави често. След като прочетете наръчника на служителите и бъдете обучени за новите СОП, служителите трябва да имат ясна представа какво да правят.
Съвети
-
Вземете персонала на отстъпление извън офиса за по-нататъшно обучение.
