Силна и здравословна бизнес връзка може да започне с официално писмо. Това е особено вярно при работа с международни вносители и износители. Може да нямате възможност да се срещнете с тях лице в лице, така че професионалното писмо може да бъде най-добрият заместител. Писането на това писмо изисква вниманието и вниманието.
Форматирайте писмото си професионално, с логото на вашата фирма, информация за контакт и вашата лична информация, намираща се в горната част на страницата. Също така, включете информацията за бизнес контакти на вносителя и правилния поздрав. Текстът трябва да бъде подравнен вляво, без отпечатъци за параграфи и с един ред разстояние.
Привличайте вниманието на вносителя в първия параграф, като подчертавате ключовите си позиции за продажба. Подчертайте точката на диференциация, която прави продуктите ви най-добрите на пазара. Може да имате най-ниската цена, най-добрите характеристики или най-бързото време за изпълнение от поръчката до доставката. Не е нужно да преувеличавате, но със сигурност подчертавайте предимствата на вашата фирма.
Въведете повече информация за фирмата и за нейния произход във втория параграф. Обяснете колко дълго сте били в бизнеса и къде се намирате. Опишете точно какво произвеждате и в какъв обем. Също така обяснете кои са вашите настоящи клиенти и ги направете достъпни за справка.
Предоставете допълнителна информация за характеристиките на продуктите си. Това е особено важно за технически продукти като компютърен хардуер, мрежово оборудване или фармацевтични продукти. Вносителят ще иска да знае колкото е възможно повече от спецификациите. Можете дори да включите диаграми или модели в отделен прикачен файл.
Убедете читателя, че вашата фирма е най-добрата, с която можете да работите и която можете да доставите както е обещано. Очертайте условията за плащане, времето за изпълнение, логистичната информация и ценообразуването. Оставете писмото отворено за преговори и последващи действия. Затворете бележката с милост.
