Всеки, който ръководи бизнес, е изправен пред предизвикателството да гарантира, че служителите предприемат правилните стъпки, за да си свършат работата. Това се отнася особено за компаниите, които произвеждат продукти или предоставят услуги, правителствени агенции, които трябва да прилагат регламенти и организации като болниците, на които е поверено здравето на пациентите. Как тези опасения водят до това да се гарантира, че служителите следват правилните стъпки? Те пишат качествени процедури, които определят ролята на всеки служител за подобряване на цялостната работа.
Започнете с разбирането на разликата между вътрешно и външно качество. Вътрешното качество се отнася до опитите на компанията да подобри своите вътрешни операции, като например подобряване на управлението и работата на служителите. Външното качество се отнася до усилията на компанията да поддържа високи нива на удовлетвореност на клиентите.
Фокусирайте се върху процедурите за писане, за да подобрите вътрешното качество. Подчертайте, че всички в компанията - от помощен персонал до ръководители на високо ниво - трябва да вземат участие. Не забравяйте обаче, че ако проявите искрен интерес към отговорите на служителите на новите процедури, вероятно ще вдъхновите ангажираността на служителите си, което води до повишаване на морала.
Вземете съвети от Международната организация по стандартизация (ISO), която е публикувала наръчници за качество, използвани от производителите и доставчиците на услуги. Според Praxiom Research Group Limited, която интерпретира стандартите на ISO за широката общественост, ISO 9004 предполага, че компаниите „създават социално-културна среда, която подкрепя подобренията”. споделяте корпоративна информация със служителите си и че надзорните органи могат да насърчат служителите да работят по-добре, като поставят правилния пример.
Разработване на система за измерване на подобренията в процеса на качество. Отново, ISO 9004 препоръчва на компаниите да се научат как да измерват удовлетвореността на клиентите и професионалното развитие на служителите - основните компоненти на общата система за управление на качеството.
Обмислете предложенията, направени от GMP, световен лидер в добрите производствени практики, на компании, които искат да напишат качествени процедури. ДПП предполага, че мениджърите разбират всяка работа преди да напишат процедури за нея. Те трябва да посочат ключовите стъпки, които служителите трябва да следват, когато изпълняват своята конкретна работа.
Напишете качествени процедури в ежедневния език. Според GMP, "Можете да увеличите четивността на процедурата, като използвате кратки, прости изречения."
Научете как да пакетирате процедурите, така че служителите да обръщат внимание на тях. Например, GMP предлага да предприемете допълнителни стъпки, за да проектирате привлекателни страници, таблици със съдържание, индекси и привлекателни визуализации.
Използвайте снимки в ръководствата или инструкциите за процедурите за качество. Не само, че снимките могат да направят вашите инструкции по-лесни за разбиране, но те могат да бъдат използвани, за да подчертаят важни моменти или по друг начин да предизвикат интерес за служителите.
