Счетоводството отчита някои бизнес транзакции като активи, които представляват стойност за даден бизнес. Материалните активи са елементи, които дадено лице може да види или докосне, като сгради и оборудване. Нематериалните активи - като патенти и авторски права - нямат физическо присъствие. Предплатената застраховка не е нематериален актив; попада в категорията на предплатените активи на компанията.
Предплатени активи
Предплатеният актив е елемент, за който фирмата плаща, но не получава пълната полза от позицията. Предплатената застраховка е сред най-често използваните предплатени активи. Дружеството може да плати пълните премии при закупуване на застрахователна полица. Политиката обаче има стойност за 12 месеца, но осигурява стойност за компанията през този период от време. Следователно, компанията записва предплатената застраховка като актив.
Примери за въвеждане на дневник
За записване и отчитане на предплатени транзакции с активи са необходими две записи в дневника. При закупуване на полицата, счетоводителите дебитират предплатената застраховка - сметка на активите - и кредитни пари или сметки. Всеки месец след първоначалната покупка, счетоводителите дебитират застрахователни разходи и предплатени застраховки. Тези записи продължават, докато правилото изтече.
Отчитане на баланса
Предплатените активи попадат в раздела за текущите активи на баланса на дружеството. Дружеството очаква да използва всички текущи активи в рамките на 12 месеца. Предплатените активи също могат да бъдат високо ликвидни, което означава, че компанията може лесно да превърне тези позиции в пари в брой, ако е необходимо. За предплатената застраховка това обикновено включва анулиране на полицата и получаване на възстановяване на част от използваната политика.
Съображенията
Компаниите трябва да посочват всички предплатени активи отделно. Също така е необходима съответна разходна сметка. Това дава възможност за точно отчитане за всеки различен тип транзакция, която възниква при нормални операции. Многократни предплатени застрахователни полици обаче могат да се намират в една и съща сметка, тъй като всички те представляват един и същ вид сделка, като застрахователни покупки и разходи.
