Много фирми използват счетоводен софтуер, за да помогнат за автоматизирането на рутинните счетоводни задачи, за установяване на контрол и за създаване на финансови отчети. С множество счетоводни софтуерни пакети на пазара, обикновено има такъв, който може да отговаря на повечето от нуждите на бизнеса, независимо дали е голяма корпорация или едноличен търговец. Макар че счетоводният софтуер може да бъде спестител на времето и да помогне за запазването на данните, има някои недостатъци при използването на счетоводен софтуер.
Загуба на данни или услуга
Когато бизнесът зависи от счетоводен софтуер, всяка загуба на услуга поради прекъсване на захранването или компютъра може да доведе до смущения в работата. Прекъсването на работата може да попречи на въвеждането на нова информация, както и да предотврати достъпа до съхранена информация. Освен това, ако информацията не е правилно архивирана, прекъсването на компютъра може да доведе до загуба на финансови данни.
Неправилна информация
Информацията в счетоводната система е валидна само като информацията, въведена в системата. Тъй като повечето счетоводни системи изискват ръчно въвеждане на данни, финансовите резултати може да са неправилни, освен ако не бъдат прегледани всички входящи данни. Ако има тенденция да се преглеждат само окончателните отчети или извеждането на счетоводна система, може да се окаже трудно да се намери погрешна информация.
Системна конфигурация
Всеки бизнес има уникални аспекти, които могат да създадат затруднения, когато се опитва да приспособи генерален счетоводен софтуерен пакет към своите нужди. Докато персонализирането е достъпно за много програми, то може да доведе до престой и потенциални неточности, ако не е направено правилно. Също така, когато бизнесът расте, може да се наложи промяна на пакети от счетоводен софтуер; това може да доведе до големи смущения, тъй като информацията трябва да бъде мигрирана и е необходимо ново обучение за персонала.
цена
Недостатък на счетоводния софтуер е свързаните с тях разходи. Освен първоначалните разходи за закупуване на софтуера, разходите за поддръжка, персонализиране, обучение и компютърен хардуер. Докато спестяването на време може да оправдае разходите, за някои фирми може да отнеме години, преди инвестицията на счетоводен софтуер да се изплати сама.
Измама
Информацията, съхранявана по електронен път, може да бъде манипулирана и достъпна, ако не са налице подходящи контроли и мерки за сигурност. Необходими са строги контроли, за да се гарантира, че само упълномощени служители използват счетоводния софтуер и имат достъп до отчети. Тъй като финансовите данни могат да бъдат чувствителни и поверителни, използването на счетоводен софтуер създава потенциал за измама.
