Правилно адресиране на бизнес писмо е важно да се появи като професионалист и да се създаде солидно начало на писмо. Бизнес писмо, адресирано неправилно, показва, че писателят е или мързелив, или необразован. Бизнес писмо не е като да напишете писмо до приятел и трябва да бъде адресирано по различен начин. Бизнес писма винаги следват формат, който е лесен за възпроизвеждане след писане на едно или две. Запазете бизнес писмото на компютъра си и заменете информацията, за да създадете шаблон за бъдещи писма.
Напишете адреса на изпращача и адреса на получателя в 12-точковия шрифт в лесен за четене тип шрифт, като например Times New Roman. Програми като Microsoft Office предлагат съветник за писма и шаблони с правилно форматиране В Microsoft Office 2010 изберете бутона "Файл" и след това щракнете върху "Ново" и създайте нова буква или отворете шаблон.
Използвайте фирмената бланка, която включва вашето име и адрес, за да напишете писмото. Ако няма бланки, напишете пълния си адрес, подравнен в ляво в горната част на буквата, включително адрес, град и пощенски код.
Напишете датата на два инча от върха, подравнена наляво. Ако използвате фирмена бланка, датата се появява под бланка. Ако просто въведете адреса си, датата отива директно под адреса ви. Ако напишете писмото за няколко дни, напишете датата, на която писмото е приключило. Напишете месеца и включете годината. Например, писмо, написано на 30 юни 2009 г., ще бъде с дата 30 юни 2009 г.
Напишете адреса на получателя под датата, ляво оправдано. Включете конкретното заглавие и име за лицето, което пишете. Напишете адреса във формата на пощенската служба на САЩ.
Напишете поздрав под адреса. Това обикновено е Уважаеми (лицето, използвано в адреса). Пишете на името на човека само ако ги познавате добре, в противен случай използвайте г-н, г-жа, г-жа или д-р Ако не сте сигурни в пола на лицето, напишете само името и фамилията му. Използвайте "За кого може да се отнасяте" като поздрав, ако нямате конкретно име на получателя. Използвайте двоеточие след поздрава.
