Бизнес кореспонденцията обикновено е кратка и добре организирана, като мислите на писателя са представени достатъчно кратки, за да се съберат на една страница. Въпреки това, има моменти, когато съобщението, което трябва да предадете, изисква две страници. Правилното форматиране на втората страница на вашето бизнес писмо гарантира, че читателят няма да пренебрегне вашите последни мисли.
Форматиране на заглавката на втората страница
Форматът на заглавката на втората страница зависи от вас, но той винаги трябва да включва най-малкото пълното име на лицето, на което е написано писмото. Заглавката на втората страница също може да включва номера на страницата и датата на писмото.
Някои автори предпочитат да използват един ред на втората страница на своето бизнес писмо. Това е известно като хоризонтален формат. Например, те въвеждат името на адресата в крайния ляв поле, центрират номера на страницата и въвеждат датата, оправдана до дясното поле. С този формат почти изглежда, че създавате три колони.
Друг начин за форматиране на втората страница е използването на блоков формат, което означава, че напишете името на получателя в горния ред под един инчов марж и след това въведете номера на страницата на следващия ред и датата на третия ред. Например:
Г-н Дейви Джоунс
Страница 2
1 октомври 2018 г.
Вместо да използвате правия марж, просто преминете през центъра на страницата почти до десния край. Когато читателите погледнат втората страница, първото нещо, което виждат е името, номера на страницата и датата. По този начин, ако изберете да закрепите първата и втората страници, зоната с телбод не покрива заглавието на втората страница.
След като имате заглавието на място, трябва да оставите три празни реда, преди да включите останалата част от вашето бизнес писмо. Уверете се, че имате достатъчно текст, за да оправдаете втората страница. Ако имате само една или две допълнителни линии, опитайте да намалите писмото си, за да се побере на една страница. Също така се уверете, че не започвате втората страница на писмото си в средата на изречение. Когато е възможно, започнете нов параграф на втората страница, така че вашето писмо да се движи по-добре.
Създаване на полето за втора страница
Ако имате бизнес-писмо от две страници, може да искате да подредите двете страници заедно. Въпреки това е приемливо, ако просто сгънете двете страници на вашето писмо, така че да се впишат в плика. Ако подредите страниците, читателят очевидно знае, че в съобщението ви има нещо повече от съдържанието на първата страница. Въпреки това, ако решите да не подрежете, уверете се, че започнете да форматирате достатъчно далеч от горния край на втората страница, така че читателят да осъзнае, че втората страница е също толкова важна, колкото и първата. Един обикновен марджин от горната част на страницата е обичайно. Това е мястото, където ще започнете заглавието на втората страница.
Вземете Информационното право на адресата
Тъй като втората страница на вашето бизнес писмо съдържа името на адресата, от решаващо значение е името на получателя да бъде написано правилно на първата страница на писмото, последвано от правилното му заглавие и пощенски адрес. На първата страница на вашето бизнес писмо информацията за получателя следва датата и адреса за връщане.
Ако не сте сигурни за изписването на информация от получателя, проверете уебсайта на компанията или се обадете на секретаря на фирмата или на рецепциониста. Не рискувайте да се притеснявате и евентуално да нарушавате адресата, като използвате неправилна или остаряла информация.
