За да направите добро впечатление, когато пишете на мениджъра в даден бизнес, трябва да създадете ясен, кратък, професионално изглеждащ и звучащ документ. Бизнес писмата са по-формални от имейлите, и обикновено следват специфични протоколи. Начинът, по който форматирате, адресирате и отваряте вашето писмо, указва впечатлението, което получателят получава за вас; следователно гарантирайте, че поддържате професионални стандарти, така че съдържанието на писмото се приема сериозно.
Избройте пълния си пощенски адрес в горната част на страницата. Форматирайте адреса си, както бихте го направили на пощенски плик с град, щат и пощенски код на втория ред, следвайки номера на улицата и името. Можете също да посочите телефонния си номер и имейл адреса си веднага след адреса си.
Напишете датата в реда, непосредствено след адреса си. Напишете пълната дата, например 14 март 2011 г., а не 3/14/11. Датата, заедно с останалата част от писмото, трябва да бъде оправдана.
Пропуснете четири реда след датата и напишете адреса на мениджъра, който ще получава вашето писмо. Това е малко по-различно от това как сте посочили собствения си адрес. Първият ред на този раздел трябва да бъде името на мениджъра, на което е адресирано вашето писмо. Следващият ред ще бъде точното местоположение на мениджъра в компанията, последвано от името на компанията му на третия ред. След това идва пощенският адрес на мениджъра, включително град, щат и пощенски код. Не изброявайте неговия телефонен номер или имейл адрес.
Пропуснете един ред и след това напишете поздрава, като "Уважаеми г-жо Стивънс" или "Уважаеми г-н Джоунс". Поздравът трябва да бъде последван от дебело черво.
Напишете остатъка от писмото си.
