Ефективното използване на комуникацията може да доведе до нарушаване на бизнеса ви, особено ако сте в позиция, която се занимава директно с клиентите. PacificTel препоръчва да се отнасяте към телефонните разговори, независимо дали става въпрос за лични или професионални обаждания, сякаш те са лични срещи, за да се гарантира, че ще оставите клиентите с добро впечатление за вас и вашата компания.
Направете си приветствие учтиво и посочете името си. Ако сте получателят на повикването, опитайте да отговорите на телефона с „Здравейте. Това е Джейн Доу, "вместо просто" Здравей ". Ако сте започнали разговора, посочете целта на вашето обаждане предварително.
Дръжте приемника или микрофона близо до устата си, говорете с нормален тон и ясно заявете думите си. Не предполагайте, че лицето от другия край на телефона има толкова ясна линия, колкото и вие. Направете всичко, което можете, за да сте сигурни, че това, което казвате, е лесно разбираемо.
Изберете тиха среда за повикването. Ако колегите говорят на висок глас, например, извинете се на обаждащия се и помолете колегите си да ви позволят поверителност, за да провеждате разговора или да търсите друго местоположение. Ако говорите по мобилен телефон, седнете и се съсредоточете върху разговора. Ако се движите, можете да създадете звуци, които могат да заглушат думите ви. Ако сте в ветрова среда, влезте вътре, за да приключите разговора или да го пренаредите за друг път. Вятърът, който духа срещу микрофона, може да предизвика трудно повикване.
Нека вторият и следващите обаждания отиват на гласова поща, ако е възможно. Съхранявайте други повиквания - ако трябва да отговорите на тях - кратко. Университет Южен Илинойс препоръчва първо да поискате от обаждащия се, ако можете да я поставите на задържане, за да вземете друго обаждане, и след това да проверявате отново на всеки 15 до 30 секунди, или докато не завършите другия разговор.
Осигурете ясни и кратки съобщения, ако трябва да оставите съобщение на гласова поща. Посочете вашето име, целта на обаждането и дали ще се обадите обратно. Ако поискате обратен разговор, оставете телефонния си номер, включително кода на областта, и повторете номера, за да се уверите, че е ясен.
Съвети
-
Не излагайте повикващия на личните си шумове. Избягвайте дъвченето или яденето по време на разговор по телефона и винаги покривайте телефона и завъртете главата си, ако трябва да кашляте или кихате.
Внимание
Националната администрация за безопасност на движението по пътищата съобщава, че почти близо 1000 души са загинали, а други 24 000 са били ранени през 2009 г. от автомобилни катастрофи, свързани с използването на мобилен телефон. Или изключете телефона си по време на шофиране или използвайте опцията „свободни ръце“ и никога не изпращайте или четете текстови съобщения по време на шофиране.
