Толкова много компании разчитат на рецепциониста да определи тона на тях, но те прекарват най-малкото време, за да запълнят тази конкретна длъжност, като се фокусират върху „професионалния“ персонал.
Определен тип човек е предназначен да посреща и поздравява клиенти и да отговаря на телефони. Служителят, който никога не е имал лошо нещо да каже за някого, е приятелски и оптимистичен и обича да угажда на хората е най-подходящият за тази позиция.
Един добър рецепционист ще отговори на телефона с уникален нюх, подчертавайки определена дума. На телефона трябва да се отговори с усмивка на лицето и истински интерес към това, което трябва да каже човекът от другия край. Така често офисите разчитат на системи за гласова поща. Това е сигурен начин да загубите от щастлив, приятелски, жив глас от другия край на линията.
Имате нужда от рецепционист, който ще се облича, за да впечатли вашите клиенти и да се гордее с офисната си площ.
Важно е един добър рецепционист да бъде буфер за служителите. Ако някой от персонала е изключително зает, рецепционистът трябва да го знае. Служителят-рецепционист, който е информиран, може да помогне на служителите да избягват ненужното оттегляне в последната минута, без да отричат легитимни срещи.
Подходящо е рецепционистката да се позове на дискусия с клиенти, стига да не е спорна. Не желаете клиентът ви да приеме философията на рецепциониста като отражение на компанията като цяло. Общите въпроси и темите с малки разговори са добре.
Рецепционистката трябва да бъде продължение на вашия маркетингов екип. Следене на важни дати, даване на информация, която искате клиентът ви да знае, но даването му по начин, който прави клиента ви специален, е подарък, а добър рецепционист ще го има.
Рецепционистката трябва да се увери, че фирмените брошури са на масичката за кафе и да държи кафето пълно и свежо, купата за бонбони е натоварена, а клиентите да преминават през зоната на рецепцията.
Ако не сте установили общ календар, така че рецепционистът да има достъп до планираните срещи, би било добра идея това да се случи. Можете да направите това лесно, ако сте в мрежа; просто позволете рецепциониста във вашата мрежа. Ако вашата система за електронна поща не позволява това, можете да настроите календар в интернет и да помолите всички да публикуват срещи, които рецепционистът трябва да знае на сайта.
