Рационализирането на процеса на възлагане на обществени поръчки изисква създаването на конкретни стъпки за закупуване, за да се сведе до минимум времето между момента, в който дадено лице иска даден елемент и кога го получава. Въз основа на текущия процес на закупуване можете да рационализирате системата си, като промените кой е включен, предоставяйки повече права за закупуване и установявайки специфични правила за доставчици.
Идентифицирайте слабостите
Първата стъпка при рационализирането на процеса на възлагане на обществени поръчки е да установите защо искате да направите това. Може да сте преразходили. Вашите служители могат да бъдат по-малко продуктивни, защото трябва да чакат оборудването, от което се нуждаят. Възможно е клиентите ви да са недоволни, защото не можете да получите достатъчно бързо материали за изпълнение на поръчки. Вашите форми или дори липсата на ефективни документи могат да причинят пречки. След като разберете какви са проблемите Ви с покупките, можете да разгледате процеса си, за да видите какво може да е причина за проблема.
Централизирайте или децентрализирайте
Един от начините за оптимизиране на процеса на покупка е централизирането му с един човек или отдел. Вместо член на персонала да отиде при нейния ръководител на отдела, който след това отива при главния оперативен директор, който след това отива при финансовия мениджър, позволява на служителите да подават заявки директно до един агент по снабдяването. Това може да намали времето, необходимо за одобряване на покупките, тъй като един човек отговаря за времевата линия.
Ако вече имате такъв тип централизиран процес на закупуване, това може да е вашият проблем. Това може да се случи, когато закупуващият агент е претоварен с искания, които трябва да проучи. Ако случаят е такъв, помислете дали ръководителите на отделите първо да не одобряват покупките, които след това да подадат на финансовия отдел. За да се възползвате максимално от този тип система, създайте дата, която трябва да бъде определена за всичките ви форми, за да се уверите, че всички участници знаят кога дадена поръчка е дължима и знаете, че ще бъдат държани отговорни.
Увеличете поръчката
Друг метод за рационализиране на закупуването е да се даде на повече служители правомощия за извършване на покупки. Това може да доведе до преразход, ако не зададете конкретни параметри, като например какви стоки и услуги може да закупи определен служител, ограничение за размера на покупките, които той може да направи, и какви доставчици може да използва. Обмислете възможността на служителите да имат право да правят по-малки покупки, особено редовни, които обикновено се одобряват, като например офис консумативи. Ако можете да контролирате използването на кредитни карти на компанията от отделни служители, издавайте карти на членовете на персонала с орган за закупуване, което им позволява да правят онлайн, тухли и разтвори или да купуват телефон, без да изискват чек или покупка на кредитна карта от счетоводния отдел. Създавайте строги фирмени правила за използване на кредитни карти на компанията.
Предварително одобряване на доставчици
Ако служителите трябва да проучат и потвърдят доставчиците всеки път, когато правят покупка, създайте списък на одобрените доставчици, които могат да използват. Това ви помага да работите с доставчици, които познавате, и да създадете закупуване на обем, което може да доведе до отстъпки от доставчици. Създайте система за покупка с одобрени доставчици, така че да не им се налага да изготвят кредитен отчет за вас всеки път, когато служител прави покупка. Дайте на продавачите списък на служителите, които могат да правят покупки, или да използвате фирмен код за покупка, който давате на избрани служители. Заявка за формуляр за предложение или шаблон, които служителите ви могат да използват, когато трябва да получат многократни оферти за работа, ще рационализира процеса, като премахне необходимостта членовете на персонала да създават документи за оферти.
Подобряване на планирането на покупките
Ако знаете предварително, трябва да закупите конкретни стоки и консумативи, да планирате тези покупки по-бавно във вашата компания, предварително. Това може да спомогне за намаляване на загубите на покупки в морето от документи, изискващи запитвания на ниво отдел и ускорени искания. Управлявайте отделите на вашите отдели да подават тримесечни заявки за покупка, включително дати за доставка, и да зададете на вашия агент за покупки да създаде календар за извършване на покупки.
