Когато управлявате или управлявате компания, която разчита предимно на закупуване на доставки или суровини, трябва да се запознаете с процеса на закупуване. Процесът на закупуване включва редица стъпки, които гарантират, че получавате правилните елементи, когато имате нужда от тях. Планирайте предварително, така че процесът на поръчка да работи безпроблемно.
Предварителни решения
Първата стъпка в процеса на закупуване е да се определи какво ви трябва, както и честотата, с която ще ви трябват елементите за вашия бизнес. Например, ако планирате да поръчате офис консумативи, решете дали искате да подредите всяка седмица, всеки месец или само когато достигнете определено ниво на запасите. Вие също трябва да определите колко можете да си позволите да харчите за елементите, които трябва да закупите, така че да можете да преговаряте с доставчици.
Свържете се с доставчици
След като разберете какво ви трябва, тогава трябва да се свържете с доставчиците, които могат да ви предоставят това, от което имате нужда. Обадете се на различни доставчици, за да поискате каталог или ценова листа с подробности за различните елементи от вашия списък. Преговаряйте за споразумение с доставчика с всяка компания, от която искате да поръчате, за да определите точните условия на споразумението. Условията включват кой ще плати за доставка, графикът за отстъпка или цената за единица продукт, както и броят дни, в които можете да изчакате да платите за поръчката (обикновено 30 или повече дни).
Изпращане на поръчка за доставка
След като знаете какво искате да закупите, следващата стъпка е да изпратите поръчката си за доставка до доставчика. Поръчка за покупка е формуляр, който изброява информацията за вашата фирма, както и тази на доставчика, заедно с пълен списък на елементите, които желаете да поръчате. Можете да изпратите поръчката си по пощата, по факс или по имейл.
Изпращане на плащане
След като получите поръчката си от доставчика, трябва да изпълните своята страна на договора за покупка. Доставчикът ви изпраща фактура, в която се посочва общата дължима сума, която цитира датата на плащане съгласно първоначалното ви споразумение. Изпратете плащането си до доставчика в рамките на установеното във вашата организация време чрез бизнес проверка или кредитна карта. Уверете се, че сте получили всички поръчани елементи, преди да платите фактурата.
