Фирма, която продава продукти или се нуждае от доставки на регулярна основа, трябва да има отдел за покупка или точка за контакт. Лицето, което отговаря за този процес, се нарича агент по закупуването. Преди да поръчате инвентар за бизнес, важно е да разберете основите на процеса на поръчване и закупуване.
оценка
Една от първите стъпки в процеса на поръчка и закупуване на инвентара е да се оценят елементите, които компанията може да купи. Благоразумният купувач е загрижен за качеството, когато става въпрос за нуждите от инвентаризация. Той е отговорен за това фирмата да не получи лошо произведен продукт или грешна суровина. Затова купувачите обикновено поръчват пробни материали, продукти и консумативи, за да гарантират, че отговарят на стандартите на компанията за качество.
Създайте споразумение
След като представителят за закупуване вземе решение за доставчик и необходимите продукти, следващата стъпка е да се договори споразумение за продажба. В договора за продажба, купувачът и дистрибуторът се договарят за отстъпка от цената на стоките и условията за плащане. Например "net 30" означава, че плащането е дължимо 30 дни след датата на фактурата. Споразумението изброява също така условия и правила за връщане, размяна и плащане на разходите за превоз.
Изпращане на поръчка за доставка
Следващата стъпка е купувачът да изпрати на дистрибутора, търговеца на едро или производителя поръчка за покупка. Поръчката за покупка е ангажимент за закупуване на продукти, стига получателят да ги доставя. Поръчката за покупка очертава точните елементи, които купувачът желае за инвентаризация и адреса за изпращане. В него се посочват и номерът на поръчката за покупка, номерът на сметката (зададен от дистрибутора или производителя) и обобщение на договорените от двете страни условия.
Платена фактура
Дистрибуторската компания получава и обработва поръчката на купувача. След като изпратите пратките до купувача, дистрибуторът издава фактура, за да поиска плащане. Фактурата съдържа номера на поръчката за доставка, номера на сметката, адреса на купувача, описание на изпратените артикули и общата дължима сума. Във фактурата се посочват и датата на издаване и условията (например нетната 30, дължима в рамките на 30 дни), така че купувачът да може да внесе плащане навреме.
