Когато е натоварена с целта за организиране на административен отдел, най-добре е да се съсредоточи върху най-ефективните начини за подобряване на ефективността, намаляване на отпадъците и увеличаване на индивидуалните таланти на административните служители. Докато някои процеси варират в зависимост от нуждите на топ мениджмънта и размера на офиса ви, можете да приложите основни техники за по-плавен и по-ефективен офис.
Увеличете ефективността. Прилагане на ориентиран към изпълнението подход към дейностите. Организирайте ежедневни и седмични задачи с акцент върху високопроизводителните, а не завършването на дългите списъци със задачи.
Структурирайте и интегрирайте най-важните административни дейности на вашия офис сред висшите служители. Задача на старши служители за управление на отчетите за разходите и предоставяне на административна подкрепа на един или повече членове на ръководството, а не на целия офис.
Делегирайте административни задачи, като отваряне на поща, телефонни обаждания и писане, на административен персонал от начално ниво, включително административни сътрудници, секретари и стажанти.
Подпомагане на дейности, които не са от полза за цялата организация.Избягвайте дейности, които не отговарят на целите, поставени от висшия ръководен персонал. Например, поставете извънредна практика да планирате лично пътуване в последния момент или да делегирате задачата на служител на по-ниско ниво, който може да поема и отхвърля задачи, без това да се отрази неблагоприятно върху работния поток.
Прилагане на желанието на ръководството за промяна. Често съкращаването е необходим компонент за промяна в административната служба, особено ако административният отдел не работи съгласувано в полза на цялата организация. Пример за това е офис, пълен с изпълнителни помощници, които работят индивидуално, за да отговорят на изискванията на висшия ръководен персонал, независимо от организационните нужди.
Информация за заплатите за секретари и административни асистенти
Секретари и административни асистенти спечелиха средна годишна заплата от $ 38,730 през 2016 г., според данни на Бюрото по трудова статистика на САЩ. В долния край секретарите и административните асистенти спечелиха 25-процентна заплата от 30 500 долара, което означава, че 75 процента са спечелили повече от тази сума. Заплатата от 75-ти процентил е 48,680 долара, което означава, че 25 процента печелят повече. През 2016 г. 3 990 400 души са били наети в САЩ като секретари и административни сътрудници.
