Ние използваме бизнес писма почти всеки ден в нашите сделки.Въпреки това, някога ли сте се замисляли за дефиницията на бизнес писмо? Тази вездесъща форма на комуникация има много функции, които използваме всеки ден, но не мислим често за техните специфични конвенции.
Съвети
-
Бизнес писмата са официални и се използват в бизнес кореспонденцията.
Дефиниция на бизнес писмо
Бизнес писмото е един от многото видове писма. Това е просто специален вид официално писмо, с което подателите и получателите използват кореспонденция помежду си за бизнес сделки, които може да не са в състояние да извършват устно по ефективен начин. Бизнес писма могат да се използват за комуникация между бизнеса, между бизнеса и клиентите и между клиентите и бизнеса. Има някои важни елементи, които съставляват общия формат на бизнес писмото. Когато са идентифицирани в писмо, те са това, което ефективно го квалифицира като бизнес писмо.
Дата и адрес на подателя
Всяко бизнес писмо има уникалното качество, че първата линия на писмото е датата. Това указва датата, на която е написано писмото или когато писмото е завършено. Очевидно не е датата, на която получателят е получил писмото. Точно под датата на писмото трябва да включите адреса на подателя. В тази част не трябва да включвате името на подателя. По-късно ще има място за това. Понякога, когато отпечатвате писмото на официална бланка за вашия бизнес, адресът ви вече ще бъде включен в бланката. В този случай не трябва да включвате адреса на подателя под датата. Това би било излишно.
Адрес на получателя
След това идва адресът на получателя. Ако знаете името на получателя, трябва да включите името му в адреса му. Трябва да включите и подходящото заглавие за това лице, като г-жа, г-жа, г-н, д-р и т.н. Когато пишете адреса на получателя, трябва да включите тяхната страна. Това е особено важно за международните бизнес писма. Не забравяйте да капитализирате цялото име на страната, а не само първата буква. Ако не знаете името на получателя, можете да се обърнете към лицето чрез неговата позиция в компанията, в която работи, като „Генерален мениджър“, „Директор“ и т.н. Винаги е по-безопасен залог, отколкото да правите предположения за неговото име или заглавие, когато не го познавате много добре.
Приветствие на Писмото
След адреса на получателя се появява поздрав за писмото. Разбира се, трябва да държите поздрава в съответствие с името, което сте използвали за получателя в адреса на получателя. Може да има малко конфликт за това какъв поздрав да използвате, когато знаете името на човека. Смятате ли, че лицето е „Сър” или „Госпожо”, или се отнасяте към човека по име? Най-добре е да се отнасяме към ситуацията, как бихте я третирали в реалния живот. Малко вероятно е да сте на първо име с някой, който не познавате лично. Така че, ако лично познавате получателя и обикновено я наричате с първото си име, тогава е добре да я използвате. В противен случай най-добре е да я наричате „госпожо“. Освен това, ако не знаете пола на човека, трябва да използвате „към когото може да се отнасяте“ като към поздрав.
Тяло и закриване на писмото
Тялото трябва да бъде написано по формален начин. Вашите редове трябва да са с едно разстояние, освен когато поставите двойно интервал между параграфите. Последният параграф трябва да бъде кратко резюме на изложеното в писмото.
За да затворите писмото, трябва да използвате фрази като “най-добри пожелания” или “благодаря” след запетая. След затварянето трябва да има четири реда, след което ще напишете името на подателя. Това място е мястото, където поставяте подписа си, след като отпечатате писмото.
