Никой не обича да дава лоши новини, особено на служителите. Въпреки това, когато бизнесът намалява, често е необходимо да се изключат хората или да се намалят часовете. Тези послания са особено трудни за писане в писмо, тъй като може да изглежда, че независимо от това, как заявявате фактите, получателите ще бъдат ядосани и разстроени. За щастие, с някои планове можете да напишете писмо, което позволява на служителите да се отпускат лесно и им помага да разберат трудния характер на решението ви да намалите часовете си.
Въведете датата. Прескочете интервал. Ако персонализирате писмо до всеки отделен служител, използвайте функцията за сливане във вашата програма за текстообработка, за да добавите имената и адресите. Алтернативно, можете да пропуснете изцяло вътрешния адрес и да напишете общо писмо, ако имате твърде много служители, които да правят персонализирани копия.
Отворете писмото, като напишете "Уважаеми (Вмъкни име на служител)", последвано от двоеточие. Ако пишете общо писмо, напишете "Уважаеми служители", последвано от двоеточие.
Започнете писмото, като предоставите фон. Обяснете, че компанията губи пари и това, което сте се опитали да направите, за да противодейства на спада. Пишете на ясен език, но в достатъчно подробности, така че служителите да разберат, че компанията преживява трудни времена. Не споменавайте за намалените часове в първия параграф, защото служителите вероятно тогава просто ще спрат да четат и ще загубите възможността да обясните ситуацията или да се опитате да запазите добрата си воля.
Обяснете намаляването на часовете във втория параграф. Бъдете конкретни. Колко часа работниците очакват да загубят всяка седмица? Кога ще се върнат към нормалния си график, ако е приложимо? Служителите ще имат много въпроси и ще се обърнат към тях сега, за да предотвратят объркване и телефонни обаждания в офиса.
Подчертайте добрите новини, ако има такива. Например, ако съкращавате часовете, за да избегнете излагането на никого, заявете го. Ако имате стратегия, която смятате, че скоро ще ви върне бизнеса в черно, нека служителите да усетят вашия оптимизъм. Дори ако добрата новина е сравнително незначителна, тя ще помогне на служителя да почувства, че има най-добри интереси в сърцето си.
Дайте информация за действието в последния параграф. Ако служителите трябва да направят нещо, като попълнят допълнителна документация, уведомете ги. Благодаря им за това, че поемат с вас в този труден процес.
