Анализът на пропуските е полезен инструмент за подпомагане на организацията да запази фокуса си върху общата картина. Чрез идентифициране на мястото на фирмата в момента и къде иска да бъде, става по-лесно да се изолират онези методи и стратегии, които ще постигнат желаното ниво на изпълнение.
Практическа дефиниция
Концепцията за анализ на пропуските е наистина много проста. Всъщност много хора използват някаква форма на анализ на пропуските всеки ден. Веднага след като човек каже: "Искам да загубя 10 паунда", той прави анализ на различията в главата си, защото е идентифицирал текущото си тегло и какво би искал да бъде това тегло.
Ползата от анализа на пропуските е, че чрез идентифициране на празнината е по-лесно да се състави план за действие за смекчаване на тази празнина. Като се вземе пример за загуба на тегло, ще се разработи стратегия за загуба на нежеланите 10 паунда (т.е. комбинация от диета и упражнения, която произвежда калориен дефицит).
Необходима информация
За да може да се извърши подходящ анализ на пропуските, има няколко предпоставки, които трябва да имате предвид. Първо, лицето или лицата, участващи в извършването на анализа на пропуските (анализаторът), трябва да имат обективно разбиране на въпросите, които трябва да бъдат разгледани. Част от това разбиране ще бъде да се разбере каква информация е от значение. Второ, анализаторът също така трябва да знае какви са реалните активи. Тези активи могат да бъдат информационни ресурси, профили на компании, политики и процедури, финансови и др. И накрая, анализаторът трябва да разбере бариерите и предизвикателствата пред постигането на целите.
Използване на анализ на пропуските
Инструментите за анализ на пропуските варират от напреднали статистически методи до задаване на простия въпрос: „Защо не сме в целта?“ Въпреки това, три модела са от особено значение - моделът на McKinsey 7-S, ежедневният модел Burke-Litwin и Nadler и Модел на организационната съвместимост на Тушман.
Модел McKinsey 7-S
Моделът McKinsey 7-S е кръстен на консултантската фирма със същото име. Моделът е основно рамка за извършване на анализ на пропуските. Моделът 7-S очертава седем групи: стратегия, структура, системи, стил, персонал, споделени ценности и умения.
Анализаторът просто включва в текущото състояние и желаното състояние на всяка група. Макар че групите са очевидни и простотата е много хубава, групите също са силно интегрирани. Проблемът с високата интеграция е, че веднага след като се промени най-малкият аспект на една, всички те се променят. Тези промени могат да се появят по доста неочаквани начини, защото групите са силно ориентирани към хората. Когато човешкият елемент е определяща точка, очаквайте последващото определение да бъде динамично.
В резултат на това тази рамка няма да е подходяща за всички фирми. Моделът 7-S работи най-добре в среди като производство, тъй като има голям брой хора в работната сила и този факт помага за смекчаване на колебанията, тъй като това ще повлияе на анализа.
Небрежен модел на Бърк-Литвин
Моделът Бърк-Литвин, създаден от Уорнър Бърк и Джордж Литвин, е модел на организационно представяне и промяна. Моделът се фокусира конкретно върху управлението на промените. Променливите се разделят на две групи - трансформационни фактори и транзакционни фактори.
Трансформационните фактори включват околната среда, лидерството, културата на организацията и стратегиите. Смята се, че един фактор е трансформационен, когато промяната на този фактор би преобразила операциите на организацията по някакъв фундаментален начин. Тези фактори са трудни за промяна, тъй като те са обвързани с системите на убежденията по отношение на това как компанията трябва да работи; промените обикновено са резултат от външни фактори.
Транзакционните фактори се наричат такива, тъй като те представляват ежедневните транзакции на даден бизнес. Подобряването на тези фактори може да се види в инициативи за подобряване на качеството и инициативи за ефективност, например.
Основният проблем с модела Бърк-Литвин е, че няма видим поток от една променлива към друга. В резултат на това една компания може да е в състояние да определи своите трансформационни и транзакционни фактори, но това не допринася в действителност за подобряване на ситуацията.
Моделът на организационно съответствие на Надлер и Тушман
Този модел е най-популярният инструмент за анализ на пропуските. Тя е лесна за изпълнение и разбиране. Моделът, разработен от David A. Nadler и Michael L. Tushman, разглежда процесите на самия бизнес и разделя тези процеси на три отделни групи - Input, Transformation and Output.
Въвеждането би включвало средата, в която работи бизнесът, ресурсите, които тя притежава (материални и нематериални) и културата на компанията. Трансформацията включва съществуващите системи, хората и задачите. По принцип трансформацията включва всичко, което преобразува входа към изхода. Изходът може да се появи на системно, групово или индивидуално ниво.
При използването на модела Надлер и Тушман, не забравяйте, че моделът е динамичен; тя ще се промени и трябва да се промени с течение на времето. Също така, съвпадението, или годността, между различните компоненти е причината, поради която фирмата се представя така, както е, така че обръщайте специално внимание на идентифицирането на това как факторите се вписват помежду си. Колкото е по-добре, толкова по-добра е производителността на компанията. Този модел действа като рамка, за да помогне на анализатора да приведе в съответствие различните фактори на една компания, за да реагира ефективно на външната среда и вътрешните условия.
