Отчитането на финансовите транзакции на даден бизнес е важна функция на ежедневните операции. Разработването и използването на подходяща счетоводна система ще гарантира, че всички транзакции се записват правилно и точно в главната книга на компанията. Технологичният напредък улеснява процеса на счетоводство за много фирми.
Ръчна система
Ръчните счетоводни системи използват няколко хартиени регистъра за записване на финансови транзакции. Компаниите имат отделни счетоводни книги за всяка част от счетоводната система, като задължения към клиенти, вземания и продажби. След това счетоводителите консолидират тези счетоводни книги в една главна книга, като осигуряват баланс за всяка книга. Тетрадката на главната книга подпомага създаването на финансови отчети.
Ръчни счетоводни ползи
Макар и досадно и отнемащо много време, ръчните счетоводни системи предлагат някои предимства. Счетоводните книги са лесни за преглед и счетоводителите могат да правят прости промени, ако е необходимо; индивидуалните сметки са лесно съгласувани, тъй като информацията е систематизирана чрез всяка книга. Счетоводителите също така имат предимството да обработват физически всяка счетоводна книга и да създават бележки в клиентските сметки по отношение на всякакви въпроси, които се нуждаят от пояснения или корекции.
Компютъризирана система
Електронните таблици и счетоводните информационни системи изискват счетоводителите да въвеждат финансови данни, а след това математическите алгоритми изчисляват информацията в необходимите книги и финансови отчети. Компютъризираните системи също така позволяват на счетоводителите да създават анализ на тенденциите и да докладват всякакви разлики бързо и точно. Освен това, транзакциите от всички подразделения на дружествата са достъпни чрез компютъризирани счетоводни системи, което дава на счетоводителите по-добър достъп до финансова информация.
Компютъризирани счетоводни ползи
Компютъризираното счетоводство предлага няколко повече ползи от ръчното счетоводство; счетоводителите обработват повече информация по-бързо, формулите проверяват изчислените суми и грешките са по-рядко срещани. Счетоводните системи също така се адаптират от индустрията, което позволява на счетоводителите да използват предварително зададени шаблони за главната си книга. Счетоводителите също могат да съхраняват няколко години финансова информация с относителна лекота, като им дават възможност да преглеждат информацията от предишната година, без да сортират хартиени счетоводни книги.
Най-добър метод
Повечето компании използват компютъризирана счетоводна система за записване и представяне на финансовата им информация. Системата им позволява да записват точно бизнес транзакциите и бързо да генерират финансови отчети за преглед от ръководството. Докато функциите на ръчното счетоводство са се променили, то никога няма да изчезне напълно. Счетоводителите трябва да преразгледат информацията, представена във финансовите отчети от счетоводната система, за да гарантират точността и валидността. Счетоводителите трябва също така да гарантират, че цялата финансова информация следва общоприетите счетоводни принципи и всички други насоки от регулаторните агенции.
