Преместването на медицински кабинет никога не е лесна задача. Трябва да прехвърляте скъпи машини и оборудване от офиса на следващия. Трябва да запазите щастливите и продуктивни служители по време на преместването. И вашите пациенти трябва да бъдат информирани за новото място на Вашия офис и часовете. За щастие, следвайки някои основни правила, можете да направите вашия медицински кабинет гладък.
Наемане на професионалисти
Наемането на подходящите външни специалисти, които да ви помогнат да преместите офиса си, е първата стъпка в осигуряването на гладко движение в офиса. Най-големите фирми са скъпи, но не се изкушавайте да се възползвате от тази сметка. Наемайте само движещи се фирми, които имат богат опит в преместването на медицински служби. Може да спестите пари, като наемете по-евтина движеща се фирма. Но какво, ако рентгеновата машина или новата компютърна система са повредени? Тези спестявания бързо ще изчезнат.
Когато провеждате интервюта с потенциално движещи се компании, винаги питайте за справки. След това извикайте тези препратки. Това е най-добрият начин да разберете дали хамалите са били ефективни, кооперативни и опитни.
Дръжте служителите щастливи
Преместването на медицински кабинет е трудно за всички. Това включва и вашите служители, особено ако те помагат за преместването. Вашата работа е да поддържате щастливите си служители през това хаотично време.
Ако служителите ви опаковат кутии или съхраняват файлове на преместен ден, не забравяйте да им осигурите много почивки. Пролет за закуски и напитки през целия ден. И не забравяйте да възнаградите упоритата си работа с поне малък финансов бонус. Те ще оценят усилията ви.
Не дръжте пациентите в тъмно
Не искате вашите пациенти да губят време да шофират до старата ви медицинска сграда, за да открият, че е празно. Започнете да информирате пациентите си за хода си много преди това да се случи. Изпратете им пощенски картички с адреса и часа на новия ви офис, както и с датата, на която ще бъде отворен. Ако бюджетът ви може да си го позволи, изпратете на пациентите си хладилни магнити със същата информация.
Не забравяйте да кажете на всеки пациент, който виждате, за хода на вашия офис. Този вид взаимодействие често резонира повече с пациентите, отколкото с пощенски картички и други писма.
И накрая, изпратете втори кръг от пощенски картички след преместването на медицинския кабинет. Това ще осигури ценно укрепване.
Малките, но важни неща
Ще трябва да се справите с много малки, но важни задачи, когато преместите Вашия медицински кабинет. Направете правилните обаждания, за да гарантирате, че захранването и другите ви комунални услуги са включени, когато се преместите в новия си офис. Не забравяйте да промените пощенския си адрес в пощенската служба на САЩ; ако не, важна поща може да бъде загубена. Преди да завършите преместването си, уверете се, че всички ваши визитни картички, канцеларски материали, реклами и други печатни материали идват заедно с новия ви пощенски адрес и телефонен номер.
