Блок-схемите са полезни за показване на това как стъпките в бизнес процеса съвпадат. Когато се използват за документиране на счетоводния цикъл, те служат не само като удобен списък за проверка, за да се уверите, че вашите служители изпълняват всяка стъпка в пълния цикъл на отчитане всеки месец, но също така ви помагат да анализирате и подобрите работните потоци на счетоводството. След като разберете кои символи да се използват, където и каква информация изисква всеки, графиката на процеса на счетоводство не е трудна за създаване.
Разбиране на символите на блоковете на потоците
Символите на блоковете показват стъпките, решенията и задачите, включени в счетоводния цикъл. Въпреки че можете да използвате всеки символ, за да изобразите всеки един от тях, много хора използват стандартни символи. За блок-схема на процеса на счетоводно отчитане те включват овали, правоъгълници и паралелограми, които са плоски форми с противоположни страни, успоредни и равни по дължина. Също така полезни са стрелките, които сигнализират за посоката, в която протича процеса на отчитане. Както обяснява уебсайта на Mind Tools, овалите най-често изобразяват началото или края на процеса, правоъгълниците идентифицират конкретни задачи и техните инструкции или упътвания и паралелограми класифицират счетоводните изходи.
Създайте Структура на блок-схемата
Цикълът на отчитане е набор от 10 стъпки, които се извършват в един и същи ред всеки отчетен период. В реда, в който се извършва всяка стъпка, цикълът на отчитане се състои от идентифициране на транзакции, анализиране на транзакции, извършване на записи в дневника, осчетоводяване на записи в регистъра, изчисляване на пробен баланс, извършване на коригиращи записи, изчисляване на коригиран пробен баланс, изготвяне на финансови отчети, прехвърляне салда по временни сметки чрез затваряне на записи и изчисляване на пробния баланс след закриване. Идентифицирайте всяка основна стъпка в рамките на овал и използвайте стрелките за посока, за да създадете вертикална структура на блок-схемата.
Добавяне на подробности за задачите
Извършване на анализ на задачите за идентифициране на отделните задачи във всяка стъпка от счетоводния цикъл. Колкото повече подробности предоставите, толкова по-полезна ще бъде графиката. Например, вместо да използвате един правоъгълник, който казва „запис на записи в дневника като дебити или кредити“, избройте всяка стъпка или дайте указания за изпълнение на тази задача в неговия собствен правоъгълник. За стъпки, които произвеждат продукция, като например изготвяне на финансови отчети, идентифицирайте изхода с помощта на паралелограми, поставете ги вдясно от съответния правоъгълник и ги свържете със стрелките за посока. Повторете тази стъпка, докато блок-схемата приключи.
Тествайте и проверете
След като схемата бъде завършена, Инструментите за разузнаване препоръчват да проверите информацията и да я тествате за точност. Един от начините да постигнете това е да помолите счетоводителите да прегледат графиката и да я тестват, като следвате стъпките точно както са представени. Това също е подходящ момент за анализ на счетоводния цикъл за подобряване на ефективността и вътрешния контрол. Идентифицирайте ненужните и излишни стъпки, както и стъпките, които трябва да включите. Вижте дали счетоводните процедури осигуряват адекватен вътрешен контрол, като например информационна сигурност и разделяне на задълженията.
