Компаниите извършват текущи разходи, за да оперират и поддържат бизнеса си, и това е част от цикъл на извършване и плащане на разходи. Ръководството обикновено желае да сведе до минимум разходите на компанията за придобиване и поддържане на неговите материални запаси, доставки и разходи като част от разходния цикъл.
Компанията има и други цикли, включително цикъл на приходите, който проследява клиентските поръчки и прогнозите за продажбите, и производствен цикъл, който включва бизнес дейности и информация, която идва от производствения процес на продукта. Цикълът на разходите на една компания се върти около информация от инвентара и други елементи, които трябва да закупи.
Цикъл на разходите в действие
Информационни потоци към и от цикъла на разходите. Производственият цикъл и цикълът на продажбите предоставят информация за това кога и колко пари трябва да похарчи компанията за допълнителни инвентаризации, например.
Информационните потоци от цикъла на разходите се отнасят до размера на получените нови инвентаризации, сумата за плащане и датите на плащане. Компаниите обикновено използват три различни вида транзакции в своя цикъл на разходите, включително изплащане на пари в брой, покупка на кредит и възвръщаемост на покупката.
Обяснете цикъла на закупуване
Фирмата обикновено започва покупка, като подготвя поръчка за покупка. Този документ се изпраща на доставчик и продавачът изпълнява поръчката и изготвя сметка, като отбелязва номера на поръчката за покупка. След като продавачът достави инвентара, получаващото дружество записва квитанцията, изпраща го на своя счетоводен отдел, като поставя физическите стоки в складова площ, която се продава или произвежда в други стоки за продажба.
Фирмите трябва да управляват инвентаризацията чрез запазване на броя на запасите и определяне на скоростта или скоростта, с която тези стоки се продават. Отделът за покупки, с течение на времето, може да прецени колко често трябва да прави нова поръчка за доставка или нова поръчка за запаси, за да запази артикулите на склад непрекъснато.
Показване на разходи за финансови отчети
Когато едно дружество закупи материални запаси, то показва покупката като разход в отчета за доходите. Графикът на разходите се различава в зависимост от това дали дружеството използва счетоводно отчитане на начислена или касова основа. Ако фирмата е купила запасите на кредит, ще видите покупката на инвентара в баланса като актив, а също и като сума, платима по сметки.
Баланс по задължения
Като част от разходния цикъл на компанията, балансът на задълженията му по сметки може да продължи да нараства, тъй като харчи повече пари за придобиване на материални запаси и услуги. Всеки месец дружеството извършва плащания, за да намали салдото на платими сметки, или парите им, дължими на продавачите.
След като компанията плати сметката и намали салдото по сметките си, тя е завършила цикъла на разходите. Компаниите имат и други операции в един цикъл, включително цикъл на изплащане на заплати, в който компанията записва заплатите, натрупани от служителите, и след това издава периодични заплати.
Цикълът на продажбите или приходите се осъществява, когато компанията продава стоки или услуги, ги доставя на клиентите, издава фактура и получава плащане. Цикъл на финансиране се извършва, когато едно дружество издава дълг, като корпоративни облигации, и след това го изплаща.
