Счетоводна информационна система осигурява точна и навременна финансова информация за целите на вътрешното управление. Въпреки че тези системи могат да включват ръководства за хартия и счетоводни книги, повечето системи в днешната бизнес среда са изградени върху софтуерни програми или приложения. Тези системи предоставят финансови или оперативни отчети на собствениците на предприятия за вземане на решения. Счетоводна информационна система може също така да интегрира и изпълнява целите на отделите и на цялата компания.
Централно събиране на информация
Счетоводните информационни системи събират информация за различни цели в бизнеса. Големите организации често използват тази система, за да събират и организират финансова и друга информация от множество бизнес отдели или отдели. Счетоводна система може да бъде от полза и на организации с няколко национални или международни места. Тази система позволява електронното предаване на информация от много източници на централно място, където счетоводителите събират и обработват тези данни. Някои системи могат да събират информация и в реално време.
Проверки и салда
Счетоводните мениджъри и надзорни органи използват счетоводна информационна система за разделяне на задачите и гарантират наличието на контрол за различните счетоводни функции. Задължения по сметки, вземания, ведомости, финансови данни за ведомствата, дълготрайни активи и закупуване на всяка работа по отделни модули в разширена счетоводна система и изискват индивидуални процеси и процедури за обработка. Всеки един от тези отделни модули вкарва обобщени данни в главната книга, но дава възможност за системни проверки и баланси по пътя. Отчетите могат да бъдат генерирани от отделни модули, за да се гарантира точността на данните, преди да бъдат предадени на главната книга на компанията.
Подобряване на работния поток
Подобряването на потока на работа в отделните отдели често се стимулира от въвеждането на счетоводна информационна система. Отделите извън счетоводството трябва да разберат как критичната информация се обработва чрез вътрешната финансова информационна система на компанията по различни причини. Изходните документи - като фактури, поръчки за покупка, отчети за разходите на служителите, карти с време за въвеждане на ведомост, сметки и форми за придобиване на активи - трябва да намерят пътя си от създателя до счетоводния отдел.
В зависимост от софтуера, счетоводната система изисква разнообразна информация за различните части на процеса, които се въвеждат ръчно в системата. Това често определя работния поток на други отдели по отношение на обработката на финансови данни. Процедури и процеси, които ясно очертават необходимата информация, стъпките за обработване на тази информация и процеса на одобрение, подпомагат намаляването на излишната работа и гарантират, че счетоводният отдел има необходимите одобрения за обработка на финансови данни.
