Документацията е важна за всяка система, а счетоводната система не е изключение. Документирането обикновено се прави на хартиен носител или онлайн, с обяснения защо е взето определено решение за други. Документацията обикновено е стандартна във фирмата и се прави по същия начин всеки път, когато се прилага нова система, което улеснява четенето и проучването на всеки въпрос.
Отстраняване на проблеми
Важността на документацията на счетоводната система е ясно видима, когато нещо се обърка и хората трябва да разберат как да го поправят. Например: Системата за плащане на сметки добавя странен данък към някои доставчици. Най-лесният начин да разберете причината за този проблем е да прегледате документацията, за да видите как е създадена системата и защо. Това е от решаващо значение, когато системата се използва за първи път и хората намират неочаквани проблеми. Може би докладът изисква информация, която не съществува. Разглеждането на документацията би помогнало при решаването на проблема, като се покаже къде е създадена тази информация в системата.
решения
Документирането на счетоводна система трябва да представя решенията като система се прилага. Много системи позволяват много гъвкавост и, заедно с гъвкавостта, идват решения. Например, документацията ще покаже кой е решил колко цифри трябва да има даден акаунт, и причините за това решение. Това е много важно, когато една фирма претърпява големи промени и новият мениджмънт иска да разбере решенията, които хората вече не приемат. Може би тези решения бяха мъдри; може би не. Но поне има някаква документация за решения, взети за фирмата.
Промени
Когато системата трябва да бъде актуализирана с нова версия или нов модул, наличието на подходяща документация може да помогне за ускоряване на процеса. Това е от решаващо значение, ако една счетоводна програма е разработена специално за компания. Всички технически детайли са много важни при разглеждане на съвместимостта с друг софтуер и всички промени, необходими за програмата. Например, може да ви е необходим модул за фиксиран актив и искате този модул да прехвърля информация към главната книга. Документацията трябва да ви даде указания дали можете да направите това и ако е така, какво трябва да се направи. Обикновено, информационните технологии (ИТ) използват документация за техническа информация.
формат
Добрата документация за счетоводните системи обикновено е комбинация от графики и текст. Много пъти диаграмата на данните показва как е разработена и внедрена система по-добре от текста. Те могат да бъдат малко сложни за разбиране, затова се уверете, че документацията ви съдържа легенда, за да можете да следвате концепциите.
Други формати за документация са под формата на въпросници, където се задават конкретни въпроси и се документират отговорите. Въз основа на отговорите, докладите и други въпроси на счетоводната система се решават. Много пъти документацията има както графики, така и въпросници.
Съображенията
Много фирми документират как и защо е избрана определена счетоводна система, вместо други. Това може да даде на потребителите наистина добра представа за това какво е мисленето тогава, дори ако никой от вземащите решения не е наблизо за въпроси. Тъй като внедряването на системата може да бъде скъпо, обикновено са на разположение протоколи от заседания, които да документират процеса на вземане на решение. Може би един доставчик предлагаше безплатно обучение, което беше по-привлекателно от друго. Така че, дори преди въвеждането на системата, трябва да има и документация.
