Най-добрите практики за управление на договорите препоръчват редовни одити за съответствие на договорите. Въпреки това, за разлика от одити на финансови отчети, които обикновено се провеждат ежегодно, преразглеждането на договорите става по-често. Например, график за одит на инженерни и строителни договори често включва месечни одити на плащанията, както и тримесечни, полугодишни или годишни одити за по-дълги проекти. Напълно разбирането на процедурите за одит на съответствието увеличава шанса да уловите грешки, които иначе биха могли да доведат до разточителни разходи и преразходи.
Създаване на цели за одит
Когато прегледът настъпи в рамките на жизнения цикъл на договора, ще се определят целите на одита. Контролният одит - този, който се провежда в началото на жизнения цикъл на договора - обикновено се фокусира върху оценката на процесите на изпълнителя и вътрешния контрол. Целта е да се подобрят комуникациите и да се идентифицират и рационализират процесите, изложени на риск от преразход. Одит за възстановяване - такъв, който се провежда месечно или преди да се извърши окончателното плащане на договора - търси несъответствия при таксуването, като невалидни, надценени и дублирани такси. Целта е да се предотвратят грешките при фактурирането и да се възстановят надплащанията.
Съберете екипа за одит
При вземането на решение относно размера и състава на одиторския екип, разгледайте размера и сложността на договора. Като минимум, екипите за одит на контрола и за възстановяване следва да включват ръководителя на договор, представител на счетоводния отдел и неутрална трета страна. Въпреки това, големи или сложни договори могат да изискват допълнителни членове на екипа, които са запознати с управлението на договорите и процедурите за одит. Ако одитът разкрива измамни дейности, може да е необходимо да се допусне опитен експерт-счетоводител или следовател за измами.
Процедури за контрол на контрола
Контролният одит разглежда предимно процедурите за фактуриране и плащане и превантивния контрол. Процедурите включват интензивен преглед на договора и както на изпълнителите, така и на плащане на сметки и плащане на данни. Прегледът търси адекватен вътрешен контрол като разделяне на задълженията, система за разрешаване и информационна сигурност. Тестовете могат да включват създаване, обработка и плащане на примерна фактура, често въвеждащи умишлени грешки, за да се види дали съществуващите контроли са ефективни.
Процедури за одит за възстановяване
Месечните одити за възстановяване съгласуват последния отчет за разходите за работа на изпълнителя със сумите, фактурирани през текущия период. Одиторите започват с преглед на доклада за разходите за работа и го сравняват с фактурирането и условията за плащане. Въз основа на наличието на червени знамена, одиторите могат да избират и тестват само няколко или много примерни транзакции за различни видове разходи, като труд, материали, административни и режийни разходи. Тестовете за транзакции обикновено се състоят от преизчисления и конструиране на одитни следи. Според KPMG, фирма за одит, данъчни и консултантски услуги, одиторите търсят несъответствия като значителен извънреден труд, прекласификация на разходите, натрупване на разходи, необичайни или липсващи описания на разходите, големи или необичайни суми в долари, разходи, направени преди началото на договора, и служебни разходи разходи.
Създайте доклад за последващи действия
След одита екипът подготвя и представя окончателен доклад на собственика на фирмата и на изпълнителя, обикновено в лична среща. Въпреки че констатациите определят колко информация съдържа докладът, фокусът е върху идентифицирането, обяснението и предоставянето на препоръки за отстраняване на несъответствията или неефективните процедури. Одиторите също посочват целите, както и обясняват процедурите за преглед на договорите и одит.
