G&A представлява счетоводна отчетност за общите и административните разходи. Някои бизнес разходи могат да бъдат разпределени към конкретни отдели или проекти, например, труд и доставки за производствен проект или шофиране от търговския отдел в отдел продажби. G&A се отнася до разходи, които са от полза за цялата компания, а не за отдел или проект. Примерите за административни разходи включват съдебни такси, счетоводни такси и бизнес застраховки.
G&A срещу режийни
Административните разходи в счетоводството са много подобни на режийните. И двете понятия се отнасят до разходи, които не могат да бъдат отнесени към конкретни дейности. Заплата за, да речем, физик, работещ по студена синтез, може да се разпредели като разход за този изследователски проект. Ръководителят на лабораторията обаче може да управлява изследванията на студения синтез и три или четири проекта едновременно. Помощните програми за лабораторията допринасят за всички различни изследвания, извършени там. Разходите, основани на проекти, понякога се наричат преки разходи, където G&A и режийните разходи са непреки.
Въпреки че хората използват режийни и G&A взаимозаменяемо, съществуват различия. Режимните разходи са свързани с проекти, но не и с конкретни проекти. Разходите за лабораторния ръководител или за мениджър, който наблюдава два или три различни проекта, се считат за режийни. Също така и комуналните услуги или разходите за провеждане на среща за преглед на проекта за всички ваши ръководители на проекти. Ако нямате никакви проекти в ход, нямате допълнителни разходи.
Разходите за G&A се отнасят за цялата ви организация. Дори ако фирмата ви няма договори или проекти, тя все още ще разполага с G&A сметки:
- Счетоводни такси.
- Юридически такси.
- Обща застраховка гражданска отговорност.
- Банкови такси.
- Корпоративни лицензи.
- Човешки ресурси, обучаващи нови работници.
- Канцеларски материали.
Всички тези разходи съществуват, дори ако не се извършват никакви плащания или продажбите са затворени.
Административни разходи в счетоводството
Вашият счетоводител трябва да проследява разходите на G&A точно като всичко, на което харчиш пари. Счетоводителите отчитат G&A за даден период в отчета за доходите. Отчетът за доходите отразява спечелените пари и разходите, направени през предходната година или тримесечие. В горния ред на отчета се отчитат приходите Ви за годината. По-долу съобщавате цената на продадените стоки, а след това административните разходи.
Счетоводството става по-сложно, ако работите по федерален договор. Правителствените договори изискват от вас да обвържете всичките си сметки с конкретни проекти. Ако фактурирането включва допълнителни разходи или G&A, ще трябва да разпределите част от тези разходи за съответния проект.
Управление на G&A
G&A често е предизвикателство за броячи на боб. Тези разходи не допринасят директно към печалбите, така че изглежда, че те са в ущърб на бизнеса. Това ги прави естествена цел за намаляване на разходите. Проблемът е, че много от общите и административните разходи са фиксирани, като наем, застраховка и съдебни такси. Това прави трудно премахването или намаляването им без много работа и планиране. Някои компании се справят с много малко G&A, защото са децентрализирани. Бизнесът с по-силно централно командване обикновено изисква по-големи разходи за счетоводството.
Внимателно съкращаване на G&A чрез повишаване на ефективността на поддръжката и административните функции може да намали разходите и да увеличи стойността на компанията. Ако ръководството намали прекалено агресивното си състояние или сини сливи, то може да навреди на стойността на компанията в дългосрочен план. Ако компанията внимателно намали G&A, тя може да освободи пари за по-печеливши приложения като инвестиции или R&D. Никое решение не работи за всички; това ще варира в зависимост от индустрията, размера и конкурентните предимства на компанията.
Най-общо казано, по-добре е да се намалят G&A, когато компанията се справя добре, отколкото да изчака, докато не се представят по-добре. В този момент ръководството е по-вероятно да отслаби G&A в отчаяние, а не да планира внимателно.
