В счетоводни термини думата "пост" означава записване на транзакция или корекция в правилните сметки, възлагане на дебит на една сметка и компенсиране на кредит към друг. Публикуването може да бъде ръчна задача, направена само на хартия. Въпреки това, в днешния бизнес свят повечето счетоводство се извършва на компютри. В този случай "командироване" означава въвеждане на транзакцията в софтуерна програма и след това записване на транзакцията, така че да се актуализират съответните сметки.
Елементи, от които се нуждаете
-
Фундаментално разбиране на принципите на двойното счетоводство
-
Работни познания по счетоводен софтуер
Основно осчетоводяване в счетоводството
Съберете всички документи, отнасящи се до транзакциите, които трябва да бъдат осчетоводени. Обикновено това са фактури от вашите доставчици, които ще бъдат осчетоводени в Задължения по сметката, фактурите на клиентите Ви, които ще бъдат осчетоводени в Сметки за вземания, или понякога корекции в Главна книга.
Определете сметките, които ще бъдат дебитирани и кредитирани, когато публикувате. Например, за да се осчетоводят неизплатени задължения към друга страна, като фактура от вашия доставчик, сметката за разход или сметката на актива ще бъде дебитирана, а сметката за задължения ще бъде кредитирана. Пример: Публикуването на фактура, която дължите на Acme Electricity за $ 10.00, ще доведе до следната транзакция: Разходи за комунални услуги (сметка за разход) 10.00 и дължими дебитни сметки (сметка за отговорност) 10.00 Кредит
Ако ръчно публикувате транзакцията, процесът на осчетоводяване включва само записване на номерата в страниците на профила и актуализиране на салдата по сметките. Не забравяйте да актуализирате всички свързани профили.
За компютъризирано публикуване влезте в софтуера си и въведете съответния модул. За нашия пример за публикуване, модулът вероятно ще се нарича Задължения по сметки. Според вашите софтуерни инструкции въведете номера на сметката или името на сметката за сметка (Utilities Expense, за нашия пример) и сумата, която трябва да бъде платена в съответните полета.Вашият софтуер също ще ви поиска срок за плащане. Може също да се наложи да въведете условия за отстъпка, ако има такива. Те ще бъдат посочени във фактурата, ако е приложимо.
Преди да публикувате, запишете данните си и отпечатайте предварителен доклад. Сравнете данните, които сте въвели с данните във фактурата и проверете за грешки. Направете корекции на въведените от вас данни, ако е необходимо.
След като сте сигурни, че всичките ви данни са въведени правилно, изберете опцията в счетоводната си програма, за да публикувате данните в сметките. Не забравяйте да отпечатате пълни отчети за данните, които сте публикували за записите си. Преглеждайте данните в профила си, за да сте сигурни, че данните ви са публикувани правилно.
Транзакции с вземания се осчетоводяват по подобен начин. Засегнатите сметки обикновено са приходна сметка (Приход) и сметка на актив (или Вземания, или Парични средства). Пример: Вашата фактура за $ 200.00 за ВиК услуги, предоставяни на Вашия клиент, ще бъде осчетоводена, както следва: Вземания (сметка на активи) $ 200.00 Дебит и Доход от предоставени водопроводни услуги (сметка за приходи) $ 200.00 Кредит
Съвети
-
Когато записвате множество транзакции, например купчина фактури, изпълнете касета с добавяне на машина, която изброява количеството на всяка фактура с общ брой на края. Това ще ви помогне да проверите данните си за грешки преди да ги публикувате.
Внимание
Сделките, публикувани директно през Главната книга (наричана понякога и Общ дневник), не се различават много от задълженията по сметки или вземания. Когато коригирате сметките директно, бъдете особено внимателни при дебитирането и кредитирането в правилната посока. Честа грешка е дебитиране на сметка, която искате да кредитирате, и обратно, неправилно кредитиране на профила, който възнамерявате да дебитира. Този вид грешки при публикуването не е трудно да се определи, но все пак е разочароващо.
