Събитията са важни инструменти за бизнеса за различни цели; някои могат да бъдат вътрешни и фокусирани върху персонала, докато други са за маркетинг. Така или иначе, същият тип планиране влиза в събитието и същите подробности трябва да бъдат взети под внимание, за да може събитието да се отличи като успех. Събитията изискват внимателно планиране и подготовка. Следването на предписана система може да помогне да се гарантира, че вашето събитие преминава гладко.
Определете целта си за събитието. Ако планирате маркетингов семинар, отговорностите ви ще бъдат различни, отколкото ако планирате фирмено барбекю. Уверете се, че получавате изключително подробни инструкции за това какво се очаква; има практически компоненти, като например колко хора идват и колко голямо трябва да бъде мястото, и маркетингови ориентирани фактори, като например, ако събитието е предназначено да спечели клиенти за компанията или ако това е предимство за ръководния или друг персонал.
Създайте бюджет. Някой трябва да плати за събитието и ще се нуждаете от одобрение, преди да започнете. Вземете под внимание времето си, залата, всяка храна или декорации, говорители или дейности, както и всякакви други съображения, които считате за необходими. Подгответе всичко в организиран формат и се придържайте към него, когато правите уговорки.
Задайте дневния ред. Изгответе подробен график и разпределете подходящото време за всяка дейност. Изградете пълна програма от начало до край, с отваряне и затваряне, ако е необходимо.
Планирайте логистиката. Наемете място, поръчайте храна, наемете говорител и отпечатайте покани. Посетете мястото, за да получите конкретен поглед върху оформлението, така че можете да си представите къде ще бъде поставена храната и как да подредите седалките и масите. Опитайте се да спазвате бюджета си, но правите промени, ако е необходимо, винаги проверявайте с по-високи правомощия, преди да поемате каквито и да било ангажименти.
Публикувайте събитието. Как ще постигнете това ще зависи до голяма степен от вида на събитието, което планирате. За вътрешно събитие е вероятно да е достатъчен имейл на фирма или няколко плаката, окачени на правилните места. Маркетинговото събитие ще изисква пълен маркетингов план, вероятно с реклами и директен маркетинг като помощни средства.
Съвети
-
Използвайте софтуерна програма, за да проследявате плановете си; планирането на събитие изисква отлични организационни умения. Дайте на надзора ежедневни или седмични актуализации за напредъка си, за да знаят какво се случва.
Внимание
Не се опитвайте да притискате препаратите си твърде близо до събитието. Дайте си време, необходимо за успех.
