Провеждането на успешна бизнес среща включва не само съдържанието и членовете на срещата, но и подреждането на мебелите. За да организирате ефективно една стая за бизнес среща, ще искате да разгледате функцията на срещата и да създадете подходяща атмосфера и работно пространство за производителност. Ако стаята е добре подредена за Вашата среща, сътрудниците ще могат да работят и функционират без прекъсване или разсейване, за да се възползват напълно от времето за срещи.
Елементи, от които се нуждаете
-
Маси
-
столове
-
Аксесоари за презентации
-
Вратовръзки
-
Тиксо
-
лампи
-
Странични маси, ако е необходимо
-
Храни и напитки
Помислете за функцията на стаята и поставете таблиците съответно. Дискусионната среща трябва да използва кръгла маса, като подрежда маси в кръг или полукръг, така че всеки участник да може да види всички останали. Презентациите могат да използват зала за срещи с един голям правоъгълник или да поставят по-малки таблици в редове, като всеки участник е в същата посока.
Подредете местата за сядане около масите според оформлението на масата, като използвате удобни столове, подходящи за продължителността на срещата. Твърдите пластмасови столове трябва да се използват само за кратки (часови или по-малко) срещи, за да поддържат служителите фокусирани и удобни. Поставете два до три допълнителни стола встрани от стаята, в случай че има повече гости от очакваното или стола.
Поставете всякакви подпори като подиуми, флипчарт, прожекционни екрани или плакати за презентации в ясно видима зона в предната част на стаята, така че всеки участник да може да го види лесно. Ако използвате брошури или папки, поставете ги на всеки стол покрай масата или ги поставете настрани за разпространение по-късно в срещата. Не позволявайте тези елементи да затрупват работното пространство или да затрудняват преместването в стаята, като например подреждането им на пода.
Изключете звъненето на всички телефони в стаята, за да избегнете прекъсване; обаче не изключвайте телефона, за да разрешавате изходящи повиквания в случай на извънредна ситуация. Ако за срещата се използват компютри, свържете всички кабели с връзки за ципове, за да избегнете заплитане с крака и прикрепете всички кабели към пода, които преминават през пътеки.
Добавете допълнително осветление отвъд горното осветление в стаята, за да смекчите атмосферата и да направите по-дългите срещи по-малко напрегнати. Поставете лампите на страничните маси, където те няма да бъдат на пътя или блокират гледките, но избягвайте свещи, които могат да излъчват мека светлина и аромат, но могат да представляват опасност.
Направете малък кът за хранене в ъгъла на стаята или покрай стена близо до вратата, за да доставите бутилирана вода, сода, кафе или леки закуски, като бисквити, сладки, плодови и месни тави. Ако използвате храна за дълги срещи, избягвайте храни с високо съдържание на захар и се уверете, че в зоната за обслужване има кош за боклук, за да поддържате масата чиста и подредена, когато времето за хранене приключи.
Съвети
-
Ако имате възможност да изберете зала за срещи, опитайте се да намерите тиха стая далеч от излишен шум и отвличане на вниманието, докато все още поставяте заседателната зала удобно на баните на същия етаж на сградата.
Ако е възможно, регулирайте термостата в стаята до удобна настройка, така че тези, които посещават, не са прекалено горещи или студени, което прави дискомфорт и отвличане на вниманието, когато не могат да се съсредоточат върху задачата.
