Писмата са важни средства за предаване на лични и бизнес чувства. Въпреки това, личните писма са значително по-различни от техните бизнес партньори. За да покажете правилния бизнес етикет по време на транзакциите на вашата компания, трябва да разпознаете тези различия и да се стараете да не смесвате стиловете на писмата. Това ще ви помогне да изглеждате професионално на служителите, клиентите, акционерите и инвеститорите.
формат
Бизнес писма и лични писма се форматират много по-различно. С някои незначителни варианти, бизнес писмата обикновено имат 1-инчови полета. Те също имат едно разстояние, с двойно разстояние само между параграфите и въвеждащите редове за данни (например дата, тема). Буквата е оправдана вляво, без отстъп на абзаца. Бизнес писмата също винаги се въвеждат. За разлика от това личните писма могат да имат практически всякакъв формат. От писателя зависи да реши как иска личното писмо да се появи. Лично писмо, което традиционно се пише на ръка, но с напредването на технологиите, много хора въвеждат лични писма на компютрите си, защото това е по-бързо, отколкото да пишат ръчно.
съдържание
В бизнес писмото съдържанието винаги е обективно ориентирано - т.е. целта на писмото е прозрачна. С лично писмо, съдържанието може да обхваща много различни теми и има повече акцент върху свързването на минали събития и емоции, отколкото върху разрешаването на проблеми. Личните писма могат да бъдат много по-меандриращи. Личните писма могат да засегнат някои бизнес или финансови въпроси, но бизнес писмата никога не обсъждат лични въпроси, освен ако тези въпроси пряко влияят на бизнеса.
Език и пунктуация
Бизнес писма използват по-официален език, отколкото лични писма. Писателите обръщат специално внимание на избора на думи, защото изборът на думи може да направи огромна разлика в правните въпроси. Приветствия и затваряния са учтиви и се отнасят до правилните заглавия (например, председател Едуардс, мис Неман). Двоеточия се използват повече в бизнес писма, отколкото в лични писма, особено след поздрава и въвеждащите етикети за данни (например RE:, DATE:). Личните писма могат да използват всякакъв език, включително съкращението на жаргон и не-бизнес като ttyl (разговор с вас по-късно) или btw (между другото). Предимството на това е, че личността на писателя наистина се среща. Бизнес писмата често губят истинския "глас" на писателя. Личните писма използват стандартни правила за пунктуация, но тъй като са толкова неформални, авторите често пренебрегват някои основни пунктуационни и капитализационни стандарти.
Защо се диференцира?
Основната причина, поради която хората отделят личните си писма от бизнес писма, е, че стандартният метод за писане на бизнес писмо създава ефективност в бизнес операциите. Например бизнесмените знаят, че бързо могат да установят целта на бизнес писмото от темата. Ефективността може да се превърне в приходи. Друга причина за диференциация е, че използването на професионален формат показва, че това, което е в писмото, е от значение. Трето, използването на формата на бизнес писма се очаква от професионалисти. Ако не се придържате към бизнес формата с вашата компания, може да срещнете по-малко подготвени или неопитни.
