Лична бизнес писмо се пише от физическо лице до фирма или организация. Такова писмо може да бъде написано по редица причини: за разрешаване на проблем като грешка на сметка; да поискат връщане или замяна на продукт; да хвалят добрата работа на служител; или да поискат дарение на време, пари, продукти или услуги в полза. Каквато и да е причината, на празен лист хартия е написано лично служебно писмо, а не на бланка. Помислете за следното следващия път, когато трябва да го напишете.
Настройка на страницата
Използвайте 1-инчови полета в горната, долната и страничната част на страницата си. Ако личната ви бизнес писмо е кратка, увеличете горната граница до 2 инча, а страните до 1½ инча. Използвайте лесен за четене шрифт като Times New Roman, Arial или Cambria с размер на шрифта 11 или 12 точки. Единични линии.
Стил на писмото
Ако използвате стила на блоковата буква, всички линии започват отляво. За модифициран стил на блок, започнете датата и затварящите редове в центъра на страницата вместо левия.
Вашият адрес и датата
Адресът ви (наричан още адрес на подателя) започва на първия ред на страницата и всички обикновено съкратени термини като улица, апартамент или булевард трябва да бъдат изписани (за формалност). Не забравяйте запетая между името на вашия град и двубуквното съкращение на състоянието ви. Не оставяйте празно място между последния ред на вашия адрес и датата, която е денят, в който писмото е завършено или изпратено. Въведете месеца, деня и годината на първия ред, като посочите месеца. Например, напишете „27 септември 2008 г.“ вместо „27 септември 2008 г.“ или „9/27/08“. Не забравяйте запетая между датата и годината. Ако използвате модифицирания стил на блока, започнете да въвеждате адреса си в центъра на страницата вместо с лявото поле.
Име на получателя, име и адрес на компанията
Четири реда (или 1 инч) под датата, въведете името на получателя, започващо с „Mr.“ или "Г-жа" Използвайте двете имена и фамилия, последвани от запетая и заглавието на получателя (напр. Мениджър, надзорник, координатор). На следващия ред въведете името на фирмата, последвано от адреса на фирмата (наричан още вътрешен адрес), без да използвате никакви съкращения, с изключение на тези на държавата.
поздрав
Един празен ред по-късно, въведете поздрава, използвайки същото име, използвано във вътрешния адрес, започвайки с "Уважаеми." Поздравът в лично служебно писмо трябва да завърши с двоеточие. Например, "Уважаема госпожа Люсинда Джоунс:"
тяло
В лично служебно писмо, тялото започва на празен ред след поздрава. Едно-пространствено и ляво оправдаване на всеки абзац в тялото, оставяйки празен ред между параграфите. Съвместимостта е ключова: Започнете с приятелско отваряне, последвано от целта на писмото. Вторият параграф трябва да обоснове целта; дайте подробности като номера на сметки, номера на фактури, дати на пратки или услуги, както и имена на продукти или служители, които да помогнат на читателя и причината ви. Предоставете само подходяща информация и подкрепяща информация, имайки предвид, че вашият читател е зает. Последният параграф следва да повтори целта (от първия параграф) и при необходимост да поиска някакъв вид действие.
Закриване и водене на записи
Затварянето на личната ви бизнес писмо трябва да бъде оправдано вляво, освен ако не използвате модифицирания стил на блок, който изисква започване на затварянето в центъра на страницата. Ако затварянето е повече от една дума (например „Благодаря“ или „Искрено ваш“), използвайте само първата буква на първата дума и използвайте запетая след последната дума, а не двоеточие, както се предлага след поздрава. Три празни реда по-късно въведете пълното си име. Можете да отпечатате вашето писмо и да подпишете физически името си между затварянето и вашето напечатано име, ако желаете. Личните бизнес писма са записана комуникация между вас и бизнеса. Ето защо е добра идея да запазите копие от личните си бизнес писма, които пишете. Ако сте загрижени за пристигането им по пощата, ги заверете в пощенската служба, преди да ги изпратите, така че да знаете кога компанията получава вашите писма.
