През 80-те и 90-те години само средни и големи компании биха могли да си позволят скъпи информационни системи за човешки ресурси (HRIS). Тези програми изискваха големи мейнфрейм компютри и висококвалифицирани програмисти, които да ги управляват и поддържат. Днес почти всяка компания може не само да си позволи, но и да има нужда от информационна система за човешките ресурси. Дори компания с по-малко от 10 служители може да закупи основна програма за HRIS, която може да бъде инсталирана на настолен компютър, за да автоматизира основните процеси за човешки ресурси.
Какво е HRIS?
По същество HRIS е база данни или комбинация от бази данни, които споделят информация. Например базата данни за наемане на служители обхваща цялата информация, свързана с молбите за работа. Когато бизнес наеме нов служител, основната демографска информация на лицето се споделя с други модули на HRIS, така че членовете на персонала на персонала да не трябва отново да въвеждат данните.
Автоматизиране и оптимизиране на процесите
HRIS има три основни компонента - информация за служителите, заплати и обезщетения. Те представляват основните бизнес функции на отдел „Човешки ресурси“ на организацията. HRIS помага да се автоматизират и рационализират тези процеси, което освобождава персонала на човешките ресурси да извършва работа по проекта и да се справя с проблемите. Например служителите използват идентификационен номер или "прокарват" идентификационна карта на служителя, за да проверяват всяка сутрин на електронен часовник, който автоматично прехвърля данни към HRIS. Това елиминира необходимостта персоналът на работната заплата да въвежда ръчно работно време на служителите от хартиените карти за време в системата за заплати.
Процесът на кандидатстване за работа е друг добър пример за това как една HRIS може да намали разходите. В много компании кандидатите кандидатстват за работа чрез интернет. Това означава, че персоналът, работещ в областта на човешките ресурси, вече не трябва да се справя физически, да сортира и препраща заявления до съответните отдели.
Докладване и подкрепа за вземане на решения
Тъй като основните HR процеси са автоматизирани и цялата необходима информация се съхранява в свързани бази данни, HRIS опростява отчитането и дейностите за подпомагане на вземането на решения. Повечето системи включват разнообразие от стандартни HR отчети, които могат да се използват за управление на бизнеса и плана за бъдещето, като например компенсация от период на заплащане и година до датата, записване на обезщетения и работно време на служителите. Много HR системи ще позволят на потребителите да разработват специални доклади, за да анализират конкретни въпроси или да идентифицират тенденциите, които да помогнат на ръководството при стратегическото планиране.
Подкрепа за правна съвместимост
Тези системи генерират отчети и документация, изисквани от държавни и федерални агенции, като например W-2 Заплатите и Данъчните декларации, Доклада за работодателя за равна заетост, EEO-1 и обобщаващ доклад, както и Доклад за болест и травми на труда (OSHA 301) Доклад).
Една HRIS може да помогне на предприятията с договорени трудови споразумения, като включи изискванията на споразумението в ежедневни операции, като например проследяване на старшинството за целите на повишенията, съкращенията и заплащането. Информационните технологии също помагат на отдел „Човешки ресурси“ да наблюдава проблемите, свързани с оплакванията и работата на служителите.
Връзки към HRIS
В зависимост от сложността на системата, програмата HRIS ще даде възможност за обмен на данни и интеграция с други важни бизнес системи, като финанси и управление на веригата за доставки. В допълнение, някои системи могат да осигурят мрежови връзки към техните здравноосигурителни носители и администратори на пенсионни фондове. Това позволява на работодателя и на застрахователния превозвач или на администраторите на фондове да споделят информацията за служителите бързо и лесно.
HRIS също така свързва отдел „Човешки ресурси“ на компанията с неговите мениджъри и служители. Използване на Интранет - сигурна частна компютърна мрежа, притежавана и управлявана от компания - служителите могат да вписват часовете си, да се записват в програми за обезщетения или в курсове за продължаващо обучение и да получават съобщения от отдела по човешки ресурси.
