Реорганизациите могат да бъдат необходими, за да отразят променящите се бизнес модели или икономическите условия, но те могат да нарушат както персонала, така и клиентите, без подходящо планиране и изпълнение. Разработването на стратегически план за преструктуриране на отделите изисква комуникация по време на целия процес. Когато планът най-накрая бъде разкрит, някои може да не харесват резултатите, но никой не трябва да се чувства заслепен от тях.
Кажете на висшето ръководство, че смятате да преструктурирате отдел, за да отрази променящите се пазарни условия. Формирайте група от ключови личности в компанията, които да служат като екип за анализ и планиране, за да обмислят нуждите на бизнеса около отдела и как трябва да изглежда, когато преструктурирането приключи.
Говорете с ключови клиенти и потребители на продуктите и услугите на вашия отдел, за да разберете техните очаквания за вашия отдел. Това могат да бъдат вътрешни клиенти, външни клиенти или и двете, в зависимост от ситуацията. Определете какви проблеми имат с качеството, бързината и отзивчивостта на вашия отдел.
Идентифицирайте причините за преструктурирането и как тази промяна ще добави стойност към отдела и бизнеса. Свържете това с мисията на отдела и с декларациите за мисията и стойността на компанията. Когато продължавате да разработвате плана, уверете се, че промените водят вашия отдел по този път.
Анализирайте текущите процеси на вашия отдел. Сравнете тези с организационната си мисия и отделните основни процеси от тези, които са дублирани на друго място в рамките на бизнеса или които са второстепенни по отношение на завършването на целите на отдела. Идентифицирайте пропуските между действителното и желаното изпълнение. Определете как съществуващата структура позволява или възпрепятства изпълнението и удовлетвореността на клиентите.
Реорганизиране на процесите, за да се определи най-добрият път за създаване на по-ефективна структура на отдели. Тези ревизии трябва да подобрят удовлетвореността на клиентите и заинтересованите страни и да повишат ефективността. Намаляването на разходите също може да бъде част от тези цели, но да се вземе предвид това във връзка с препроектирането на процеса. Намаляването на работната сила, което улеснява способността Ви да провеждате необходимите процеси, няма да помогне на вашия отдел да успее.
Определете къде се променя организационната структура. Може да се наложи да се създадат нови позиции или е необходимо да се изяснят техните позиции и очаквания. Оценете дали вашият настоящ персонал притежава уменията и способностите да отговарят на нови роли и изисквания. Ако не, ще трябва да разработите план за обучение, за да ги накарате да ускорят или да наемат нови служители, за да запълнят нарушението.
Планирайте своята стратегия за изпълнение. Разработване на времева рамка за инсталирането на тази нова структура. Уточнете кой в новата структура на ведомството има правомощия за вземане на решения. Напишете нова организационна схема и описание на позициите, за да изясните на персонала какви са техните очаквания. Ако се нуждаете от допълнителен персонал, използвайте описанията на позициите, за да ви помогнат в правилната посока.
Свържете се с отдел „Човешки ресурси“, за да планирате прехода. Определете дали има други позиции в компанията за тези, които са съкратени от преструктурирането на ведомството. Ако преструктурирането ще доведе до съкращения, следвайте установените процедури, за да се уверите, че няма изгледи за пристрастност в решенията.
Общувайте със служителите си. Вашият персонал вероятно ще възприеме преструктурирането като средство за намаляване на числеността на персонала, така че служителите може да са скептични по отношение на преструктурирането. Като ги държите в цикъла, вие и двете намалявате влиянието на мелницата на слуховете и им давате увереност, че има план, различен от просто намаляване на числеността на департаментите.
