Ако управлявате малък бизнес, ще трябва да пазите записи, за да поддържате корпоративния си статус. Дори ако решите да не включите вашия малък бизнес, просто има смисъл да съхранявате бизнес записи. Ако някога искате да продадете бизнеса си или да проследите какво сте направили в миналото, ще трябва да имате данни за справка. Ето как да се водят записи за малък бизнес.
Елементи, от които се нуждаете
-
Два папки с три пръстена
-
Индекси за всякакви свързващи елементи
-
Достъп до интернет
Закупете две папки с три пръстена и индекси. Ще използвате едно папка за вашите официални документи (тези, които се изискват от канцеларията на държавния секретар, за да запазите корпоративния си статут на бизнес), а другата - за ежедневните бизнес записи.
Проучете какви записи трябва да се съхраняват в официалния биндер. Отидете на уебсайта на държавния секретар за списък на записите, които се изискват от закона. Повечето държави изискват в официалния биндер да се съхраняват минимум следните документи: учредителни или организационни, протоколи от заседания, решения, удостоверения и печат на компанията.
Определете какви допълнителни записи трябва да се съхраняват. Тези записи ще бъдат запазени във второто подвързване. По-долу са дадени примери за записи, които трябва да се съхраняват в папката за записи: * Счетоводни записи Заявления и разрешения Договори, сключени от дружеството Застрахователни политики, държани от дружеството Сертификати за членство Имена и адреси на всички членове или акционери и техните интереси Имена на служителите Оперативно споразумение или подзаконови актове и всички изменения Сделки с акции * Държавни документи (като годишни отчети)
Поставете етикетите на индексите. Създайте индекси за всички записи, които ще съхранявате във всяко свързващо вещество.
Поставете записите зад съответните им индекси. Сортирайте всички документи и поставете бизнес записите зад всеки съответния раздел. Азбучен ред на индексите ще улесни намирането на записите, от които се нуждаете.
Документирайте бизнес решенията, както се случват. Създайте хартиена пътека за всяко решение и сделка, която вашият малък бизнес прави. Води писмен запис на бизнес решенията, както с протоколи за официални срещи, така и с неофициално регистриране на решения, взети в ежедневното управление на дружеството. Бъдете сигурни, че са вписани всички записи.
Съхранявайте архивите актуални. Създаването на папки е само първата стъпка. Необходимо е да поддържате актуалната информация, като се придържате към най-малко три години решения на членове или акционери.
Съвети
-
Пробните минути и други бизнес записи са достъпни онлайн. Можете също така да закупите общи шаблони за бизнес записи от различни компании, които се специализират в създаването на нови фирми.
Внимание
Ако не успеете да поддържате адекватни записи за вашия малък бизнес, вашият бизнес може да рискува да загуби корпоративния си статут.
