Системата за постоянна инвентаризация непрекъснато следи наличностите. Той добавя всички покупки в сметка „инвентар“ или „стокова наличност“ и ги прехвърля към сметка „цена на продадените стоки“, тъй като те се продават. Периодичната система за инвентаризация, обаче, осигурява баланс на инвентарния опис само в края на отчетния период. В края на годината балансът на материалните запаси се коригира, за да отразява физическия брой чрез две записи: първо, премахване на началния инвентар към временна сметка "обобщение на дохода" и второ, въвеждане на физически баланс.
Премахнете началния баланс на запасите от стоки. В системата за периодични инвентаризации този баланс се поддържа стабилен, докато действително физическото изчисление, което се дължи на включените разходи, обикновено се случва само в края на финансовата година. Дебит или увеличава обобщената сметка за дохода и кредитира или премахва сметката за стоковата наличност. С други думи, преместете баланса на наличностите към обобщената сметка за приходите.
Въведете крайния баланс на стоката, който е физическият брой. Кредит или намаление на обобщението на дохода и дебит или увеличаване на стоковата наличност.
Изчислете цената на продадените стоки. В периодичната система покупките на нови стоки и продажбите се проследяват съответно в сметките "покупки" и "продажби". Добавете покупки в началото на инвентаризацията, която е краен запас от предходния период, за да получите стоките на разположение от продажба. Извадете крайната стока на стоката, за да получите цената на продадените стоки. Например, ако началният баланс на стоката е 1000 долара, а покупките през периода са 500 долара, тогава наличните за продажба стоки се равняват на 1 500 долара ($ 1000 + $ 500). Ако краят на стоката е $ 900, тогава цената на продадената стока е $ 600 ($ 1500 - $ 900).
